Экспедиторские документы в ЭПД: поручение, расписка, заказ-заявка и путевой лист

Экспедиторская схема — самое сложное место в переходе на ЭПД. Здесь два договора вместо одного, два комплекта документов и главный вопрос, от которого зависит вся конструкция: принял экспедитор груз во владение или нет. Разбираем поручение экспедитору, экспедиторскую расписку, кто подписывает титулы накладной в разных схемах и что делать, когда экспедиторов в цепочке несколько.

Коротко о главном

С 1 сентября 2026 года экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки — оформляются в электронном виде наравне с транспортной накладной и заказом-заявкой. Основание то же: Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, изменивший закон о транспортно-экспедиционной деятельности (87-ФЗ).

В экспедиторской схеме всегда два договора: договор транспортной экспедиции между клиентом и экспедитором и договор перевозки между экспедитором и перевозчиком. Первый сопровождается поручением экспедитору и экспедиторской распиской, второй — транспортной накладной.

Развилка одна и она определяет всё: если экспедитор принял груз во владение, он указывается в накладной грузоотправителем с признаком «Является экспедитором». Если не принял — титул грузоотправителя подписывает клиент экспедитора. Подписать накладную за грузоотправителя, не приняв груз, экспедитор не может.

В этой статье

Какие документы стали обязательными для экспедиторов
Поручение экспедитору: два титула и порядок подписания
Экспедиторская расписка: кто и когда её оформляет
Экспедитор в ЭТрН: главная развилка про владение грузом
Несколько экспедиторов в цепочке
Когда транспортная накладная вообще не нужна
Реестр экспедиторов и ответственность
Путевой лист, заказ-наряд и договор фрахтования

Какие документы стали обязательными для экспедиторов

Экспедиторские документы — неотъемлемая часть договора транспортной экспедиции. Они фиксируют условия услуг и подтверждают факты взаимодействия между экспедитором и клиентом. Экспедитор здесь — лицо, которое по договору обязуется выполнить или организовать выполнение услуг, связанных с перевозкой груза.

В обязательный электронный периметр с 1 сентября 2026 года входят:

поручение экспедитору;
экспедиторская расписка;
складская расписка;
плюс транспортная накладная и заказ-заявка, если экспедитор участвует в перевозке как сторона.

Добровольными остались договор фрахтования, сопроводительная ведомость и путевой лист — про них ниже отдельно.

Экспедиторские документы обслуживают договор экспедиции, транспортная накладная — договор перевозки. Это два разных контура, и они не заменяют друг друга.

Поручение экспедитору: два титула и порядок подписания

Поручение экспедитору (ПЭ) — документ, который заказчик перевозки подписывает в рамках договора транспортно-экспедиционных услуг. В нём указываются клиент, грузоотправитель, грузополучатель, экспедитор, сведения о грузе и условия перевозки.

Устроено оно как мини-накладная: два обязательных титула и один опциональный, подписываются по очереди.

Формирование заявки. Заказчик перевозки формирует поручение, заполняет данные по перевозке и подписывает первый титул.
Получение и проверка. Экспедитор получает поручение со статусом «Требует подписи».
Подтверждение перевозки. Экспедитор проверяет условия, вносит данные о водителе и транспортном средстве и подписывает второй титул.
Завершение. После подписания второго титула поручение считается согласованным обеими сторонами и получает статус «Согласовано».

Из подписанного второго титула поручения экспедитор дальше создаёт экспедиторскую расписку — данные не вводятся заново.

Предупреждение от бывалого: экспедиторы годами жили на заявках в почте и мессенджерах, и переход на формализованное поручение бьёт по ним больнее, чем по перевозчикам. Начинайте не с накладной, а с поручения: если у вас не оцифрован вход заявки, вся остальная цепочка будет собираться руками. И да, второй титул с данными водителя и машины — это ваш договорный след, а не «поле для галочки».

Экспедиторская расписка: кто и когда её оформляет

Экспедиторская расписка (ЭР) подтверждает, что экспедитор принял груз от клиента или грузоотправителя и готов к перевозке. Она нужна, чтобы юридически закрепить факт передачи груза и чтобы у каждой стороны осталось основание для учёта расходов.

Порядок здесь короче, чем у поручения:

Экспедитор фактически получает груз от клиента или грузоотправителя.
Создаёт экспедиторскую расписку и подписывает её.
Заказчик получает подписанную расписку в сервисе и знакомится с содержимым.

По факту: дополнительной подписи заказчика на расписку не требуется. Это односторонний документ экспедитора, а не двусторонний акт.

Диадок: Логистика — поручение экспедитору, экспедиторская расписка, ЭТрН и заказы-заявки с передачей в ГИС ЭПД. Подключить Логистику

Экспедитор в ЭТрН: главная развилка про владение грузом

Вот та самая точка, где ошибаются чаще всего. Формат накладной позволяет составить документ от лица любой организации, но с обязательным указанием основания, по которому она является составителем. И роль экспедитора в накладной зависит от одного факта.

Ситуация	Кто грузоотправитель в ЭТрН	Что ещё указывается
Экспедитор принял груз во владение	Экспедитор	Признак «Является экспедитором» и заказчик перевозки по договору
Экспедитор не принимал груз во владение	Клиент экспедитора — заказчик услуг по организации перевозки	Титул перевозчика подписывает фактический перевозчик, титул грузополучателя — фактический грузополучатель

Перевозчика в накладной всегда указывают реального — того, кто фактически оказывает транспортные услуги, а не того, кто организовал перевозку.

Может ли экспедитор подписать накладную за грузоотправителя, не приняв груз? Нет. Согласно п. 102 постановления Правительства от 21.12.2020 № 2200 такая возможность не предусмотрена. Чтобы подписывать документ в качестве грузоотправителя, экспедитору нужно вступить во владение грузом. В противном случае транспортную накладную подписывает то лицо, которое отгружает груз.

Требования к оформлению экспедиторского кейса описаны в постановлении Правительства № 2116. Кто и какой титул закрывает в самой накладной, разобрано в статье Титулы ЭТрН.

Несколько экспедиторов в цепочке

Схема «экспедитор нанял экспедитора, тот нанял перевозчика» встречается сплошь и рядом, и она не запрещена. Правило простое: пар документов должно быть столько, сколько экспедиторов включено в схему. Каждая связка «клиент — экспедитор» получает своё поручение и свою экспедиторскую расписку.

Стороны в транспортной накладной при этом фиксируются в соответствии с п. 102 постановления Правительства № 2200. То есть плодить накладные не нужно — накладная сопровождает договор перевозки, а не экспедиции.

Лайфхак для тех, у кого поток экспедиторских документов большой: оформление экспедиторской расписки настраивается в интеграционных решениях сервиса, а не только руками в веб-версии. Если у вас десятки расписок в день, ручной режим съест логиста целиком. Сначала оцифруйте поручение, потом настройте автоматическое создание расписки из подписанного титула — и дальше человек только контролирует исключения.

Когда транспортная накладная вообще не нужна

Есть сценарий, который экономит компаниям много нервов, но про него мало кто знает. Если экспедитор принял груз во владение и везёт его собственным транспортом, оформлять транспортную накладную не требуется.

Логика в том, что накладной подтверждается именно заключение договора перевозки груза — это следует из п. 1 ст. 8 Федерального закона № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта». Нет отдельного договора перевозки — нечего подтверждать. В этом случае для оформления перевозки достаточно путевого листа.

Похожая логика работает и в других ситуациях, когда накладная не составляется, — мы собрали их в статье ЭТрН при самовывозе и перевозке для себя.

Реестр экспедиторов и ответственность

С 1 марта 2026 года работает реестр экспедиторов. Это отдельная от ЭПД история, но она бьёт по тем же компаниям, поэтому держите её в голове: работа без включения в реестр грозит штрафом до 300 000 ₽ за первое нарушение.

Сумма ощутимо больше, чем типовые штрафы за документы на перевозку, — там речь о суммах на порядок меньше. Так что если вы экспедитор, порядок действий на 2026 год такой: сначала реестр, потом электронные документы.

Путевой лист, заказ-наряд и договор фрахтования

Эти три документа часто попадают в один список с ЭТрН, хотя обязательными не стали.

Путевой лист. Остаётся добровольным в электронном виде. Исключение — перевозчики алкогольной и маркированной слабоалкогольной продукции: для них электронный путевой лист обязателен с 1 сентября 2026 года. В экспедиторской схеме путевой лист становится основным документом, когда договора перевозки нет.
Заказ-наряд. Тоже добровольный, но его удобно вести в электронном виде вместе с остальным комплектом — иначе одна часть документооборота цифровая, а другая на бумаге.
Договор фрахтования. Добровольный. Применяется при перевозке с предоставлением всего или части транспортного средства.

Отдельно стоит заказ-заявка на перевозку: она как раз обязательна в электронном виде и подписывается перевозчиком и грузоотправителем. В доверенности сотрудника её тип документа надо указывать отдельно от накладной — про полномочия мы писали в статье Кто подписывает ЭТрН.

Заключение

Экспедиторская схема перестаёт быть головоломкой, как только вы отвечаете себе на два вопроса. Первый: сколько экспедиторов в цепочке — столько будет пар «поручение плюс расписка». Второй: принял ли экспедитор груз во владение — от этого зависит, кто подписывает титул грузоотправителя в накладной.

Всё остальное — техника. Оцифруйте вход заявки, настройте создание расписки из подписанного поручения, проверьте, что у сотрудников в доверенностях перечислены все типы экспедиторских документов, и отдельным пунктом закройте вопрос с реестром экспедиторов.

Часто задаваемые вопросы

Какие экспедиторские документы стали обязательными в электронном виде?

Поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка — с 1 сентября 2026 года, наравне с транспортной накладной и заказом-заявкой.

Из скольких титулов состоит поручение экспедитору?

Из двух обязательных и одного опционального. Первый подписывает заказчик перевозки, второй — экспедитор, внося данные о водителе и транспортном средстве.

Подписывает ли заказчик экспедиторскую расписку?

Нет. Расписку подписывает экспедитор после фактического приёма груза, заказчик просто получает её в сервисе и знакомится с содержимым.

Может ли экспедитор подписать ЭТрН за грузоотправителя?

Только если принял груз во владение. По п. 102 постановления Правительства № 2200 иначе такая возможность не предусмотрена: накладную подписывает лицо, которое отгружает груз.

Как указать экспедитора в накладной?

Если он принял груз во владение — грузоотправителем с признаком «Является экспедитором», а заказчика услуг вносят в отдельное поле. Перевозчиком всегда указывают реального исполнителя перевозки.

Что делать, если экспедиторов в цепочке несколько?

Оформить столько пар «поручение — экспедиторская расписка», сколько экспедиторов участвует. Стороны в транспортной накладной фиксируются по п. 102 постановления № 2200.

Нужна ли накладная, если экспедитор везёт груз сам?

Если экспедитор принял груз во владение и перевозит его собственным транспортом, транспортная накладная не требуется — достаточно путевого листа.

Обязателен ли электронный путевой лист?

В общем случае нет. Исключение — перевозчики алкогольной и маркированной слабоалкогольной продукции: у них электронный путевой лист обязателен с 1 сентября 2026 года.