ЭТрН при самовывозе и перевозке для себя: когда накладная не нужна

Главная ловушка по ЭТрН: когда именно она не требуется. Все говорят об обязательности с 1 сентября 2026 года, но никто не разбирает исключения — а их целый приказ. И главное: можно легко спутать три совершенно разных ситуации, где правила друг от друга отличаются. Разбираем каждую отдельно, чтобы вы не попали на штраф и не проиграли в налоговой проверке.

Коротко о главном

С 1 сентября 2026 года ЭТрН становится обязательной (140-ФЗ, изменения в 259-ФЗ). Но есть восемь исключений по приказу Минтранса № 262 от 01.06.2026, при которых транспортная накладная может оформляться на бумаге. Главная развилка темы: самовывоз покупателем — это не то же самое, что перевозка внутри одного юрлица. Первое означает двух разных людей (продавец и покупатель), второе — одно лицо (внутренняя логистика). Правила для них совершенно разные.

Кроме того, если вы везёте свой груз своим транспортом и не нанимаете перевозчика, то это не «исключение», а совсем другая ситуация: по закону об автотранспорте (259-ФЗ, ст. 8) транспортная накладная вообще не требуется, потому что нет договора перевозки. Ни ЭТрН, ни бумажной.

В этой статье

• Три разных ситуации: как их различить
• Самовывоз покупателем: кто грузоотправитель, кто оформляет ЭТрН
• Собственный груз собственным транспортом: когда вообще не нужна накладная
• Перевозка между своими складами и филиалами: пункт 7 приказа
• Самовывоз с наймом перевозчика: финансовая ответственность
• Доставка физлицу для личных нужд: пункт 4 приказа
• ИП-водитель с собственным товаром
• Как закрыть передачу груза без транспортной накладной
• Налоговый риск и дорогостоящие доказательства

Главная развилка: три разных ситуации

Перед тем как читать дальше, уясните для себя главное: ЭТрН — это документ за договором перевозки. Договор перевозки возникает, когда вы нанимаете перевозчика. Если переводки нет, документа нет. Но есть три совершенно разных ситуации, которые часто путают:

Ситуация 1: Самовывоз покупателем. Покупатель сам или с наёмным перевозчиком берёт груз со склада продавца. Это ДВА РАЗНЫХ ЛИЦА (продавец и покупатель). Между ними есть договор купли-продажи. В момент самовывоза продавец — грузоотправитель, покупатель — грузополучатель. Если покупатель нанимает перевозчика, то возникает договор перевозки, и ЭТрН требуется. Если покупатель везёт сам, договора перевозки нет, и накладная не требуется (но нужно закрыть передачу груза другим документом).

Ситуация 2: Собственный груз, собственный транспорт, сами везёте. Вы грузоотправитель, вы грузополучатель, вы же водитель. Нет третьего лица (перевозчика). По 259-ФЗ (ст. 8), транспортная накладная требуется только при заключении договора перевозки. Если вы везёте свой груз со своего склада на свой же склад (или филиал, или точку продажи) на своём ТС, договора перевозки нет. Значит, ни ЭТрН, ни бумажной накладной не требуется.

Ситуация 3: Внутренняя логистика одного юрлица. Вы везёте груз между двумя складами своей компании, или со склада в филиал. Это одно лицо (ваша компания), даже если там работают разные люди. Пункт 7 приказа Минтранса № 262 допускает для такой ситуации бумажное оформление. Но формально можно оформить и ЭТрН — выбирать вам.

Мнение эксперта

Дмитрий Орлов

Специалист по транспортному ЭДО

Когда приходит клиент и говорит «у нас самовывоз, нам же не нужна ЭТрН», я сразу спрашиваю: «А кто берёт груз? Ваш сотрудник или покупатель?» Если отвечают «покупатель нанял грузовик», то грузовик — перевозчик, даже если это одноразовый найм. ЭТрН нужна. Если же покупатель едет на своей машине, накладная не требуется, но документ о передаче груза обязателен. По закону, но не по налоговому кодексу. Налоговая потом может спросить: «А откуда мы знаем, что груз действительно передали?» И тут начинаются проблемы.

Самовывоз покупателем: разница от пункта 7 приказа

Вот здесь большинство ошибаются. Многие читают пункт 7 приказа Минтранса (грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо) и думают: «О! Это про самовывоз! Значит, можно на бумаге». Нет. Самовывоз покупателем — это совсем другое.

Когда покупатель приходит или приезжает к вам и забирает товар:

• Вы — грузоотправитель (продавец, у которого товар стоял на складе).
• Покупатель — грузополучатель (покупатель, который товар забирает).
• Это два разных лица, даже если покупатель физлиц.

Пункт 7 приказа говорит: грузоотправитель и грузополучатель одно лицо. Это не про самовывоз покупателя, это про вашу внутреннюю логистику (склад→филиал, склад→магазин и т.п.). Для самовывоза этот пункт не работает.

Значит ли это, что при самовывозе нужна ЭТрН? Нет. ЭТрН требуется, если между продавцом и грузополучателем (покупателем) есть договор перевозки. Если покупатель забирает груз сам (на своей машине или просто в руки), договора перевозки нет. Накладная не требуется, но должен быть документ о передаче груза (подпись в накладной на бумаге, акт передачи или запись в реестре). Подробнее — кому вообще нужна ЭТрН.

Помните: самовывоз покупателем — это два лица (продавец и покупатель). Пункт 7 приказа про одно лицо. Не путайте.

Собственный груз собственным транспортом: когда накладная не нужна вообще

Это совсем другая ситуация, которой нет в приказе, потому что приказ про исключения из обязательности электроники. Здесь исключение на уровне закона об автотранспорте.

Вы везёте свой груз на своем ТС со своего склада на свой же склад (или филиал, или точку розницы). У вас нет сотрудничества с перевозчиком, вы сами водитель или наняли водителя, но он ваш сотрудник, а не перевозчик. Что говорит закон?

259-ФЗ (Устав автомобильного транспорта), статья 8: «Транспортная накладная составляется при заключении договора перевозки груза». Нет договора перевозки — нет накладной. Это не исключение, это правило: накладная — это документ договора. Если договора нет, документа нет.

Когда договора перевозки нет?

• Вы везёте свой груз со своего скла на свой склад филиала.
• Вы везёте товар на точку продажи или стол распределения.
• Вы переместили груз между подразделениями одного юрлица.
• Вы ИП с собственным товаром везёте товар на ярмарку или в собственный киоск.

Во всех этих случаях вы и грузоотправитель, и грузополучатель. Между вами и вами же договора перевозки заключить нельзя. Поэтому ни ЭТрН, ни бумажной накладной не требуется. Но это не значит, что груз можно везти без документов. Вы должны уметь доказать, что груз действительно принят и передан.

Мнение эксперта

Наталья Ковалёва

Главный бухгалтер

Когда налоговая пришла с проверкой и увидела расхождение между остатком на одном складе и остатком на другом, первый вопрос: «А где документ о передаче?» Если вы скажете «ну, это же наше внутреннее», они скажут «а нам это не интересно, где доказательство, что груз дошёл?» И тут — отдел кадров, водитель, смета ремонта машины, пересчёт себестоимости. Без документа о передаче внутренняя перемещение может быть переквалифицирована как списание. Берите подпись в путевом листе, оформляйте акт приёма-передачи или хотя бы роспись в реестре. Это займёт пять минут.

Перевозка между своими складами и филиалами: пункт 7 приказа

Теперь к пункту 7 приказа Минтранса № 262, который говорит: грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо. Это ровно про вашу внутреннюю логистику.

Примеры:

• Переместить товар со склада в Москве на склад в Санкт-Петербурге, оба под одной компанией.
• Привезти товар со склада в один магазин торговой сети.
• Перевезти готовую продукцию с производства на склад готовой продукции (всё в одной компании).
• Передать грузы между филиалами одного юрлица.

Здесь пункт 7 приказа №262 позволяет оформлять накладную на бумаге. Это послабление на период до 1 сентября 2032 года. Но это не значит, что ЭТрН запрещена! Вы можете оформить ЭТрН и для внутренней логистики, если вам так удобнее. Приказ просто говорит: если хотите на бумаге — можете.

Важный момент: в этом случае между грузоотправителем и грузополучателем может быть контракт перевозки (например, с собственным автопарком или нанятым перевозчиком). Если контракт есть, то формально ТН требуется, но пункт 7 позволяет оформить её на бумаге. Если контракта нет (везёте сами), то ТН не требуется вообще.

Самовывоз покупателем с наймом перевозчика: кто платит, кто оформляет

Вернёмся к самовывозу. Представьте, что покупатель заказал грузовик и приехал за товаром. Покупатель нанял и платит перевозчику. Теперь есть договор перевозки, и ЭТрН требуется. Но кто её оформляет?

Грузоотправитель должен оформить ЭТрН и подписать её квалифицированной подписью (ст. 8 Устава автомобильного транспорта, 259-ФЗ). Грузоотправитель — это вы (продавец). Даже если перевозчика нанял и платит покупатель, вы как отправитель груза должны оформить ЭТрН.

Как это работает на практике:

• Покупатель берёт на себя всю ответственность за перевозку и нанимает перевозчика.
• Перевозчик приезжает на ваш склад с квитанцией приёма груза.
• Вы оформляете ЭТрН в системе (через оператора ИС ЭПД), указав реквизиты перевозчика.
• Вы подписываете ЭТрН своей КЭП.
• Перевозчик получает ЭТрН через оператора и везёт груз.
• На пункте разгрузки (у покупателя) грузополучатель (покупатель или его уполномоченный) принимает груз и подписывает ЭТрН.

Трудность: если покупатель небольшой или неорганизованный, может быть сложно собрать от него реквизиты перевозчика до момента отправки груза. Часто решают это так: оформляют ЭТрН без перевозчика или вписывают его данные со слов покупателя, а после проверяют соответствие. Но это рискованно — может быть переквалифицировано как отсутствие документа.

Доставка физлицу для личных нужд: пункт 4 приказа

Если вы доставляете товар физическому лицу для его личных, семейных, домашних или иных не связанных с предпринимательством нужд, это пункт 4 приказа Минтранса. Ваш покупатель — физлиц, не юрлиц, и товар не для продажи, а для личного использования. В этом случае ЭТрН может оформляться на бумаге.

Примеры:

• Доставка мебели в частный дом.
• Доставка бытовой техники физлицу.
• Отправка посылки от физлица к физлицу (но это не ваша прямая деятельность, если вы магазин).

Важное ограничение: это работает только если грузоотправитель или грузополучатель (или оба) — физлица. Если вы ООО или ИП, нанявший перевозчика для доставки товара своему покупателю-физлицу, это не пункт 4. Это обычная коммерческая перевозка.

Кроме того: если вы магазин и продаёте товар физлицам регулярно (не раз в жизнь), каждая доставка — это коммерческая перевозка. Пункт 4 не работает как экономия на массовых доставках, это про разовые отправки.

ИП-водитель с собственным товаром

Часто встречается: ИП сам водит машину, везёт свой товар (закупленный или произведённый), возит его на ярмарку, рынок, точку продажи. Есть ли обязательность ЭТрН?

Нет, если вы везёте свой груз со своей закупочной базы в свою точку продажи и никого не нанимаете. Вы одновременно грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик. Договора перевозки нет, накладная не требуется. Но это же справедливо для ООО и любого юрлица.

Если же ИП нанимает перевозчика (даже разовый груз, даже одну машину), то между ИП-отправителем и наёмным перевозчиком возникает договор перевозки, и ЭТрН требуется. ИП оформляет её как грузоотправитель, перевозчик везёт груз, получатель груза принимает и подписывает.

Особенно это касается перевозки маркированного товара (парфюмерия, табак, алкоголь) или других категорий, где требуется электронный путевой лист. Здесь ИП обязан переходить на ЭПД независимо от размера.

Как закрыть передачу груза без транспортной накладной

Если вы в одной из описанных выше ситуаций и накладная не требуется, нужно всё равно доказать, что груз передан. Инспектор на дороге может попросить документ о перемещении груза. Налоговая при проверке может запросить подтверждение передачи.

Документы, которые закрывают передачу груза:

• Путевой лист (обязателен, если в пути, подписывается водителем). На нём пишется маршрут, пункты начала и конца пути, перечень груза и роспись получателя. Это основной документ для водителя на дороге.
• Акт приёма-передачи груза (когда груз многотонный, ценный или требует документирования). Подписывается обеими сторонами: передающей и принимающей.
• Роспись в реестре (или журнале) грузов (для внутренней логистики). Простейший способ: ведите журнал внутреннего перемещения, в котором указаны дата, наименование груза, кто передал, кто принял, подписи. Это выдержит любую проверку налоговой.
• Поддерживающие документы: договор между вами и получателем (если это отдельное лицо), счёт-фактура или коммерческий счёт, акт выполненных работ (если это услуга), счёт за доставку (если доставка платная).
• Для самовывоза: если покупатель сам приезжает и забирает, обычно оформляется акт передачи в двух экземплярах или товарная накладная (на бумаге, не ЭТрН). На ней роспись покупателя, печать (если есть), дата и время.

Предупреждение от бывалого: налоговая не любит, когда первичные документы оформлены небрежно. Если вы говорите «я же везу для себя, зачем документы?», это ошибка. Документ не защищает перевозчика на дороге — путевой лист подписывает водитель. Документ защищает вас в налоговой от переквалификации операции. Два документа, две подписи — и у налоговой нет претензий.

Разбираетесь в ошибках оформления? Типичные ошибки в ЭТрН и как их избежать

Чем закрыть передачу груза при самовывозе

Если у вас самовывоз (покупатель забирает груз сам или нанимает свою машину), а ЭТрН не оформляется, как оформить передачу?

Мнение эксперта

Артём Соколов

Специалист по внедрению ЭДО

Главная засада: все думают, что если нет ЭТрН, то нет и никакого документа. Это не так. Когда покупатель забирает товар сам, оформляется акт передачи или товарная накладная (на бумаге). Когда в пути (пусть даже на своей машине) — путевой лист. Это простые документы, они не требуют ЭП. Но они создают фактическую цепочку: отправление → перемещение → получение. Налоговая это уважает.

Как прописать самовывоз в договоре

Чтобы потом не было споров и претензий, прропишите условия самовывоза в договоре купли-продажи заранее. Что там должно быть?

• Место отпуска груза: «Товар отпускается самовывозом со склада продавца, адрес [указать]».
• Момент перехода права собственности: обычно это момент передачи товара покупателю (например, «С момента подписания акта передачи груза»).
• Риск случайной гибели товара: когда переходит на покупателя (обычно с момента передачи). После передачи товара в руки покупателя — покупатель отвечает за сохранность.
• Кто нанимает перевозчика, если покупатель везёт на наёмной машине: «Если покупатель использует наёмный транспорт, он самостоятельно нанимает и оплачивает перевозчика и оформляет необходимые документы (ЭТрН или товарную накладную)».
• Возможность отказа от товара: обычно после передачи товара покупателю отказ не принимается (или чётко оговорить сроки и условия).

Это же касается договора с перевозчиком, если вы нанимаете его для доставки: чётко прописываем, что грузоотправитель (вы) отвечает за оформление ЭТрН, перевозчик её везёт и доставляет, грузополучатель принимает и подписывает.

Налоговый риск: почему без документа дорого

Главный вопрос, который вас может спросить налоговая: «Откуда мы знаем, что груз действительно передан?» Без документа доказывать это очень дорого.

Риск 1: Снятие вычета НДС. Если вы отпустили товар без документа, налоговая может сказать, что фактически продажи не было, поэтому вычет НДС неправомерен. Это доначисление налога. Основная ставка НДС с 1 января 2026 года — 22%. На крупном товаре это существенно.

Риск 2: Доначисление налога на прибыль. Если товар не передан, это не продажа, а списание. Выручка не признаётся, но расходы остаются. Налоговая может переквалифицировать операцию и доначислить налог на прибыль.

Риск 3: Штрафные санкции. Штраф за неправильное исчисление налога — 20% от недоимки плюс пени. На крупный товар это быстро становится серьёзными суммами.

Риск 4: Дорогостоящие доказательства. Когда налоговая требует доказательства передачи, нужно собирать свидетельства: выписки из банка о платежах покупателя, переписку по e-mail, показания свидетелей, фото товара на складе и его отсутствие после передачи. Это занимает время и деньги (адвокат, бухгалтер, ревизор). Часто проще и дешевле оплатить штраф, чем доказывать правоту.

Лайфхак: потратьте пять минут на оформление акта передачи или путевого листа с подписями — и у вас будет железный аргумент перед налоговой. Это дешевле, чем потом объяснять, что груз реально передан.

Когда спросить у налоговой письменный ответ

Если вы не уверены, нужна ли вам ЭТрН в конкретной ситуации, направьте запрос в налоговую. Это письмо (можно по e-mail в МРИ вашего района). Налоговая должна ответить в течение 30 дней. Ответ будет иметь силу: даже если его позже отменят в порядке ревизии, на момент ответа вы действовали по совету ФНС.

В письме опишите ситуацию максимально точно: «Мы ООО, собираемся возить собственный товар со своего склада на филиал, на собственном транспорте, никого не нанимаем. Нужна ли ЭТрН?» Или: «Мы магазин, доставляем мебель покупателю-физлицу, нанимаем перевозчика. Является ли самовывоз исключением по пункту 7 приказа Минтранса № 262?»

Письменный ответ — это подстраховка.

Часто задаваемые вопросы

Коротко о главном: готов ли вы к ЭТрН

Главное, что нужно понять перед 1 сентября 2026 года: ЭТрН нужна не всегда, и это нормально. Четырём категориям перевозок приказ Минтранса позволяет оформляться на бумаге. Но вам нужно чётко знать, в какую категорию вы попадаете. Самая частая ошибка — думать, что самовывоз покупателем это исключение (пункт 7). Это не так. Пункт 7 про внутреннюю логистику одного юрлица.

Если вы доставляете товар покупателю, и покупатель нанял перевозчика, ЭТрН обязательна. Если вы везёте свой груз сами, ЭТрН не требуется, но путевой лист и акт передачи обязательны. Если доставляете физлицу для его личных нужд, можно на бумаге (пункт 4 приказа).

Оформляйте документы сейчас, не дожидаясь 1 сентября. Начните с того, чтобы разобраться, какие перевозки вы делаете, и по какому сценарию. Это займёт день или два аудита, но спасит вас от штрафов и налоговых претензий потом.

Электронные документы — это обязанность, которая хорошо регулируется законом. Всё о ЭДО для логистики и доставки в Диадоке