Кому ЭТрН обязательна, а кому нет: исключения и ответственность

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) перестала быть добровольным удобством — она стала обязательной для коммерческих грузоперевозок. Но «обязательно для всех» и «обязательно для вас лично» — это не одно и то же. Одни компании уже оформляют ЭТрН в ГИС ЭПД, другие попадают под исключения Минтранса, третьи вообще не совершают транспортировку, которая требует документа. Разбираем по ситуациям: когда ЭТрН действительно нужна, когда её можно оформлять на бумаге и что происходит, если контрагент не готов.

Коротко о главном

ЭТрН обязательна с 1 сентября 2026 года для коммерческой перевозки грузов автомобилем между юрлицами и ИП. Приказ Минтранса от 1 июня 2026 года № 262 определил восемь исключительных случаев, когда ТН разрешается оформлять на бумаге: перевозка Минобороны, иностранное юрлицо без сведений в госреестре, каботажные перевозки иностранных перевозчиков из ЕАЭС, физлицо-заказчик, отсутствие техвозможности или интернета, грузоотправитель и получатель — одно лицо, драгоценные металлы и камни. Отдельная ситуация — если нет договора перевозки вообще (развозите свой груз своим транспортом), то ТН не составляется по логике Устава автомобильного транспорта, а не по приказу. До 1 марта 2027 года действует переходный период: инспектор на дороге ограничивается устным замечанием, но обязанность оформлять ЭПД не смягчается. Главный риск не штраф 500 рублей на водителя, а налоговые последствия: снятие вычета НДС и доначисление налога на прибыль. Подробнее о том, кто конкретно подписывает ЭТрН, — читайте в отдельной статье о ролях участников.

В этой статье

Основное правило: кому и когда нужна ЭТрН
Перевозка собственным транспортом: главное исключение
Самовывоз и внутренняя перевозка
Доставка физлицам и курьерская доставка
Кто конкретно обязан оформлять ЭТрН
Что делать если контрагент не готов
Остальные исключения по Приказу Минтранса
Ответственность и переходный период
Часто задаваемые вопросы

Основное правило: кому нужна ЭТрН

Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ сделал ЭТрН обязательной для всех коммерческих грузоперевозок автомобилем. Ключевое слово — коммерческих. Это означает, что две стороны заключили договор перевозки, где одна (перевозчик) обязуется доставить груз другой (грузоотправитель или его представитель).

Под обязательность попадают:

Юридические лица. Любые организации, независимо от формы и размера.
Индивидуальные предприниматели. ИП, зарегистрированный как перевозчик, грузоотправитель или экспедитор.
Самозанятые? Нет — самозанятый водитель, который возит груз соседней мастерской, не может быть перевозчиком по закону. Перевозчиком может быть только организация или ИП, прошедшие соответствующую регистрацию.

ЭТрН нужна, если груз движется между разными местами по договору перевозки и хотя бы один из участников (отправитель, получатель, перевозчик) — юрлицо или ИП. Документ регистрируется в государственной системе ГИС ЭПД и обмен происходит через аккредитованных операторов ИС ЭПД в электронном, формализованном виде — не PDF, не скан бумаги, а специальный формат.

На практике первая ошибка — думать, что ЭТрН касается всех без исключения. Вторая — считать исключения лазейками. Исключение из Приказа № 262 — это не способ избежать требования, а констатация факта: в таких сценариях ЭТрН по закону не требуется. Я видел, как компании оформляют электронные накладные при самовывозе, когда их там быть не должно. Это как платить штраф добровольно.

Перевозка собственным транспортом: когда ТН не составляется

Если компания развозит собственный груз на своем же транспорте без наемного перевозчика, то договора перевозки нет. Согласно ст. 8 Устава автомобильного транспорта (259-ФЗ), транспортная накладная составляется при заключении договора перевозки. Нет договора — нет ТН.

Пример: магазин получил товар от поставщика, а сам развезет его по своим филиалам на собственных грузовиках. Нет договора перевозки, нет отдельного перевозчика. ТН не составляется. Вместо неё — просто внутренний акт получения груза.

Важно: это не исключение из Приказа № 262. Это другая логика — когда ТН не требуется вообще, потому что нет коммерческого договора перевозки. Если же компания арендовала машину, нанимает водителя или привлекает третьего перевозчика — тогда договор на перевозку существует, и нужна ЭТрН.

Самовывоз и внутренняя перевозка: две разные ловушки

Здесь нужна осторожность, потому что «отправитель и получатель — одно лицо» звучит как самовывоз, но на самом деле это разные ситуации.

Самовывоз покупателем: покупатель приехал на ваш склад, сам загрузился и уехал. Это ДВА разных лица — вы (грузоотправитель) и покупатель (грузополучатель). Никакого договора перевозки. ЭТрН не нужна. Пункт 7 Приказа Минтранса к этому не применяется.

Перевозка внутри одного юрлица: например, перемещение груза со своего склада на свой другой склад (филиал). Грузоотправитель и грузополучатель — один и тот же юрлиц (пункт 7 Приказа Минтранса № 262). Здесь ТН разрешается оформлять на бумаге или не оформлять вообще. Хватает актов передачи и внутренних путевых листов.

Предупреждение от бывалого: часто компании ошибочно думают, что на самовывоз покупателя распространяется пункт 7 приказа. Это неверно. Пункт 7 работает только когда грузоотправитель и получатель — одна организация (внутренние перевозки), а не когда покупатель сам берет груз.

Когда я внедряю ЭПД, часто слышу: «Но у нас же самовывоз, отправитель и получатель совпадают». Нет. При самовывозе это два разных лица: продавец и покупатель. Совпадают они только в формальном смысле движения груза (груз не везет никто), но юридически это разные стороны. Одно лицо — это когда компания перемещает груз внутри себя. Это разные ситуации, и их нельзя путать.

Доставка физлицам и курьерская доставка

По Приказу Минтранса № 262, если заказчик (грузополучатель) — физическое лицо, заказывающее перевозку для личных, семейных или домашних нужд, не связанных с бизнесом, то накладную разрешается оформлять на бумаге.

Практический пример: интернет-магазин доставляет товары конечным покупателям. Если магазин использует собственный транспорт и сам доставляет — ЭТрН не нужна, потому что нет наемного перевозчика. Если же магазин нанимает курьерскую службу — то эта служба, как перевозчик, должна оформить ЭТрН по отношению к магазину как грузоотправителю.

Курьерская доставка и «последняя миля» — это всё ещё перевозка, если между предпринимателем и курьерской компанией заключен договор. Тут уже включаются ЭПД.

Предупреждение от бывалого: многие интернет-магазины ошибочно полагают, что доставка физлицам — это полное освобождение от ЭТрН. На самом деле исключение касается только самой накладной между магазином и его клиентом. Если магазин нанимает транспортную компанию, чтобы та развезла посылки, то между магазином и компанией эта ЭТрН всё равно возникает.

Кто конкретно обязан оформлять ЭТрН

ЭТрН заполняется несколькими участниками последовательно, в виде титулов. Каждый титул — это раздел документа, который заполняет свой участник.

Титул Т1 (данные грузоотправителя). Заполняет грузоотправитель или его представитель. Вписывает адрес отправки, описание груза, сумму, условия доставки.
Титулы Т2–Т4 (движение груза). Заполняет перевозчик. Фиксирует прием груза, маршрут, отдачу получателю.
Роль грузополучателя и экспедитора. Если задействованы, они подписывают соответствующие части документа в своей системе ГИС ЭПД.

Каждый участник несет ответственность за свой раздел. Грузоотправитель не может переложить обязанность только на перевозчика, перевозчик не может полагаться, что отправитель всё сделает правильно. Это совместная ответственность.

По факту: ЭТрН — это не документ одного лица, а цепочка подписей. Если звено разорвалось (контрагент не заполнил свою часть), движение груза может быть задержано.

Что делать если контрагент не готов

Это практическая боль многих компаний. Вы готовы оформлять ЭПД, но контрагент — грузоотправитель или перевозчик — ещё не подключен к оператору, не получил электронную подпись или просто отказывается переходить.

Юридически это сложно: обязанность оформлять ЭПД лежит на обоих. Если одна сторона не готова, процесс встанет. Контрагент должен быть готов одновременно с вами.

Что реально помогает:

Заранее согласовать в договоре. Добавьте в договор перевозки или поставки пункт об обязательном электронном документообороте и укажите, что с 1 сентября 2026 года ЭПД становится обязательным требованием.
Уточнить готовность контрагента. Не ждите 31 августа. Спросите сейчас: подключен ли он к оператору ИС ЭПД, есть ли у него КЭП, готов ли оформлять ЭПД. Если нет — поговорите о сроках.
Предоставить информацию. Часто контрагенты медлят просто из-за незнания. Отправьте ему ссылку на сайт оператора, объясните, что первый год подписи часто бесплатен от банка, и что без этого совместная работа после 1 сентября невозможна.
Помнить о переходном периоде. До 1 марта 2027 года инспектор при остановке на дороге не выпишет штраф за бумажную накладную. Но это не значит, что обязанность снята — она действует с 1 сентября. Используйте этот период, чтобы контрагент подтянулся.

Если контрагент категорически отказывается и не попадает под исключения, придется принять решение: либо вы вынуждены прекратить с ним работу (если это возможно), либо рисковать налоговыми санкциями, оформляя бумажные документы после 1 сентября.

Восемь исключений из Приказа Минтранса № 262

Приказ Минтранса от 1 июня 2026 года № 262 установил ровно восемь случаев, когда транспортную накладную, заказ и заявку разрешается оформлять на бумаге даже после 1 сентября 2026 года (действует по 1 сентября 2032 года):

Перевозка грузов военного назначения, где грузоотправитель или грузополучатель — Минобороны России.
Грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юрлицо, сведений о котором нет в госреестре аккредитованных филиалов и представительств иностранных юрлиц.
Каботажные автомобильные перевозки иностранными перевозчиками, зарегистрированными в государстве — члене ЕАЭС (Евразийского экономического союза).
Перевозка для физического лица (грузоотправителя и/или грузополучателя) для личных, семейных, домашних или иных не связанных с предпринимательством нужд.
У участника информационного взаимодействия отсутствует техническая возможность направить документы в ГИС ЭПД (не просто сбой, а отсутствие техвозможности).
Отсутствие доступа к интернету, в том числе в населённых пунктах по утверждённому перечню.
Грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо (перевозка внутри одной организации, например со своего склада на свой другой склад).
Перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.

Это полный перечень. Нет девятого или десятого пункта. Если ваша ситуация точно совпадает с одним из этих восьми — накладную разрешается оформить на бумаге. Если не совпадает — нужна ЭТрН в ГИС ЭПД.

Ответственность и переходный период

С 1 сентября 2026 года обязанность оформлять ЭПД вступила в силу полностью. Но штрафы за несоблюдение смягчены до 1 марта 2027 года.

Что происходит если поймали с бумажной накладной:

До 1 марта 2027: инспектор на дороге ограничивается устным замечанием. Штраф не выписывается.
После 1 марта 2027: начинают применяться штрафы по ст. 12.3 КоАП РФ (водитель 500 рублей или предупреждение; при нарушении правил безопасности — 1500 рублей), ст. 12.31.1 КоАП РФ и взыскания к организации (25 000–250 000 рублей).

Но главная опасность — не штраф на дороге, а налоговые последствия. По факту, если вы оформляете документы вне ГИС ЭПД после 1 сентября, ФНС может снять вычет по НДС и доначислить налог на прибыль. При недоимке штраф составляет 20% от суммы недостающего налога. Это гораздо больнее, чем административный штраф.

Условный пример: компания оформила бумажные накладные вместо ЭПД на сумму 300 000 рублей без НДС. НДС по ставке 22% (2026 год) составляет 66 000 рублей. Если ФНС снимет вычет по НДС, недоимка составит 66 000 рублей, штраф за неуплату — 13 200 рублей (20% от недоимки). Плюс пени за каждый день просрочки. Это сумма, которая волнует финансового директора, а не формальное замечание инспектора на дороге.

Когда мне рассказывают про «устное замечание» до марта 2027, я вздыхаю. Да, инспектор не выпишет штраф. Но ФНС этого не слышала. Они смотрят реестр ГИС ЭПД, видят, что ваша компания туда не отправляла накладные, и начинают считать. Переходный период — это не плата за бездействие, а окно возможности подготовиться. Я рекомендую подключаться заранее, даже если закон еще не вступил в силу на день закупки.

Часто задаваемые вопросы

Нужна ли ЭТрН если груз везет ИП с одной газелью?

Да, если это ИП, зарегистрированный как перевозчик или занимающийся перевозками на условиях договора с грузоотправителем. ИП приравнивается к юрлицу. Но если это просто физлицо, даже зарегистрированное как ИП для других целей (например, консультант), и он мимоходом повез чужой груз — это более сложная ситуация. Главный критерий: является ли движение груза коммерческой перевозкой по договору.

Что если я продаю со своего склада, и покупатель сам приезжает забирать?

Это не самовывоз покупателем, а перевозка собственного груза собственным транспортом: вы никого не нанимаете, договора перевозки с третьей стороной нет, а транспортная накладная составляется именно при заключении договора перевозки (ст. 8 Устава автомобильного транспорта, 259-ФЗ). Передачу груза закрывайте обычными учётными документами. Не путайте это с ситуацией, когда груз забирает покупатель: там стороны разные, и разбор — ниже.

Если контрагент отказывается переходить на ЭПД, я могу продолжать работать с ним по бумаге?

Технически да (до 1 марта 2027 устное замечание), но юридически и налогово — нет. После 1 сентября 2026 документы вне ГИС ЭПД не гарантируют защиту от налоговых последствий. Лучше прописать в договоре, что ЭПД — условие продолжения сотрудничества, и дать контрагенту время на подключение.

Нужна ли ЭТрН при доставке товара покупателю на своем транспорте?

Если это ваш груз, ваш транспорт и вы развозите покупателям на своем авто — нет наемного перевозчика, нет договора перевозки, нет ЭТрН. Это называется перевозкой своим транспортом. Другое дело, если вы нанимаете курьерскую компанию — тогда она выступает перевозчиком, и нужна ЭТрН между вами и ней.

Какие штрафы за отсутствие ЭТрН после 1 марта 2027?

Административные штрафы небольшие: 500 рублей на водителя или предупреждение (ст. 12.3 КоАП), до 250 000 рублей на компанию. Но главный риск — налоговый. ФНС может снять вычет по НДС и доначислить налог на прибыль с штрафом 20% от недоимки. Это может быть в разы больше.

Что такое приказ Минтранса № 262 и зачем его помнить?

Это приказ от 1 июня 2026 года, в котором Минтранс опубликовал восемь исключительных случаев, когда ТН можно оформлять на бумаге даже после 1 сентября 2026. Знание этих исключений спасает от ненужных затрат на подключение к ГИС ЭПД, если ваша ситуация под одно из них попадает.

Переходный период до 1 марта 2027 — это отсрочка от обязанности?

Нет. Обязанность оформлять ЭПД действует с 1 сентября 2026 года. Переходный период отсрочивает только дорожные штрафы: инспектор не выпишет квитанцию за бумажную накладную. Но налоговые последствия и сама обязанность остаются. Это окно для адаптации, а не постоянная льгота.

ЭТрН с 1 сентября 2026 года — обязательный документ для коммерческой перевозки. Разберитесь со своей ситуацией: может быть, вы под исключение и не нужно подключаться к ГИС ЭПД. Если же нужно — подключайтесь сейчас, пока переходный период еще смягчает последствия. Как спланировать переход на ЭТрН

Заключение

ЭТрН обязательна не для всех подряд, а для участников коммерческой перевозки: юрлиц и ИП, заключивших договор перевозки. Если это на себя — перевозка собственного груза на своем транспорте, самовывоз, доставка физлицам — исключения срабатывают, и документ можно оформлять на бумаге или не оформлять вообще. Приказ Минтранса № 262 закрепил восемь конкретных исключений, и это не лазейки, а констатация того, что в этих случаях ЭТрН просто не требуется законом.

Главный риск — не административный штраф, а налоговые последствия. Если вы оформляете документы вне ГИС ЭПД после 1 сентября 2026 года без уважительной причины, ФНС может расценить это как неоформленный документооборот и снять вычет по НДС. Это обойдется дороже, чем любой штраф инспектора на дороге.

Переходный период до 1 марта 2027 года — не отсрочка обязанности, а окно для адаптации. Используйте его, чтобы убедиться: либо вы действительно под исключение, либо подключитесь к оператору и ГИС ЭПД заранее. Главное — не ждите 31 августа 2026 года. Готовьте контрагентов сейчас, согласуйте в договорах условия об ЭПД и убедитесь, что все стороны готовы оформлять документы в электронном виде одновременно.