Переход на ЭТрН: план подготовки компании и чек-лист на месяц

С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные станут обязательны. Это не техническая настройка, которую можно отложить на день-два до дедлайна. Это переведение всей логистической цепочки компании с бумаги на электронный обмен с водителями, контрагентами и инспекторами. Если вы начнёте готовиться в августе, вы застрянете в очереди к оператору и на дорогах встретите гаишника с вопросом на уже несуществующие бумажки. Разбираем по неделям, кто и что делает, чтобы 1 сентября компания была готова и не закончилась с штрафами и отказами в перевозке.

Коротко о главном

Обязательность вводит Федеральный закон № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года. С 1 сентября 2026 года все перевозчики обязаны оформлять электронные транспортные накладные (ЭТрН) и ездить с электронными путевыми листами (если это алкоголь). Документы регистрируются в государственной системе ГИС ЭПД через аккредитованных операторов. Переходный период — до 1 марта 2027 года, когда при дорожном контроле инспектор ограничится устным замечанием, но сама обязанность оформления действует уже с 1 сентября.

Главная ошибка предпринимателей — думать, что это дело на неделю-две. На практике по опыту внедрений требуется 4–5 недель работы: выбор оператора, подключение, интеграция с 1С или СБИС, согласование процессов с водителями и контрагентами, тестирование. Ответственность за нарушение — налоговая (снятие вычета НДС и доначисление налога на прибыль при неверно оформленном документообороте) и административная (штрафы за отсутствие обязательных документов на перевозку). Уходить от подготовки нельзя: обязанность оформлять ЭПД действует уже с 1 сентября 2026, не откладывается.

В этой статье

Кого касается переход на ЭТрН и в какой срок
Неделя 1: выбор оператора и регистрация
Неделя 2: техническая интеграция с вашей системой
Неделя 3: согласование с контрагентами и водителями
Неделя 4: тестирование и обучение команды
Подводные камни и типичные ошибки
Что проверить перед 1 сентября

Кого касается ЭТрН и сроки

ЭТрН — это обязательный документ для любой компании, которая перевозит грузы автотранспортом: перевозчики, экспедиторы, грузоотправители, грузополучатели. Если вы ездите с грузом — вы попадаете под закон № 140-ФЗ.

Обязательны с 1 сентября 2026 года:

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — основной документ перевозки.
Заказ и заявка на перевозку — в электронном виде.
Экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки.
Железнодорожные и авиационные накладные (если вы их используете).

Остаются добровольны:

Договор фрахтования — может быть бумажным.
Путевой лист — КРОМЕ перевозчиков алкоголя и маркированной слабоалкогольной продукции (для них обязателен электронный путевой лист).
Сопроводительная ведомость — бумажная допускается.

На практике это означает: если вы ездите с габаритом, маркировкой или алкоголем — готовьтесь полностью к электронике. Если это обычные грузы по России — ЭТрН обязательна, путевой лист может остаться бумажным (но со временем перейдёт на электронный).

Часто слышу от логистов: «А может, нам подождать до марта?» Нет. С 1 сентября документ без ЭТрН — не документ. На дорожном контроле полгода инспектор вам только скажет: «Учтите на будущее». Но если вы отправите груз после 1 сентября без ЭТрН — это нарушение с момента выезда, штрафы и риски для груза. Грузополучатель может его не принять. Лучше начать готовиться в июле-начале августа, когда нет очередей.

Неделя 1: выбор оператора и регистрация

Всё начинается с выбора оператора информационной системы ЭПД. Это не тот же самый оператор ЭДО, что Диадок или СБИС. Это отдельная система, аккредитованная Минтрансом, которая регистрирует документы в государственной ГИС ЭПД.

Ваша задача на неделю 1:

Шаг 1. Определить, на каком операторе уже работает ваш основной контрагент или перевозчик. Часто они уже подключены к какому-то оператору (например, Диадок, СБИС, Такском, 1CDoc). Если вы с ними работаете, легче подключиться к тому же оператору или к тому, с которым у того есть роуминг.

Шаг 2. Зарегистрироваться у выбранного оператора. Вам понадобятся реквизиты компании (ИНН, КПП), данные руководителя и уполномоченного лица, которое будет подписывать документы. Скорее всего, от вас потребуют отправить копии устава и приказов о подписи.

Шаг 3. Получить КЭП (квалифицированную электронную подпись) на руководителя и/или других лиц. Это может быть сертификат на флешке, в браузере или в мобильном приложении. Убедитесь, что КЭП подходит для использования в ГИС ЭПД (не все сертификаты годятся).

Шаг 4. Настроить права подписи в личном кабинете оператора. Определите, кто в вашей компании может подписывать ЭТрН: руководитель, логист, водитель (если это саморабочий) или третье лицо. Каждому выдайте права на подпись в системе.

Частая ошибка: забыть про права подписи. Оператор зарегистрирован, КЭП получена, но в личном кабинете забыли назначить подписантов. В результате первая ЭТрН зависает, потому что её неподписывается.

Неделя 2: техническая интеграция

На этой неделе вы настраиваете, чтобы документы уходили и приходили автоматически, а не вручную через личный кабинет оператора.

Если вы используете 1С. Почти все операторы ЭПД дают интеграцию с 1С через плагин или API. Закажите техподдержку оператора и попросите помощь по настройке. Вам нужно:

Установить модуль обмена с оператором в 1С.
Настроить маршруты отправки: какие типы документов куда уходят, какие приходят откуда.
Выставить список контрагентов, с которыми будет автоматический обмен.
Протестировать на тестовых документах (не отправляя их реально в ГИС ЭПД).

Если вы используете облачный СБИС, Диадок, Такском или другую систему. У каждого своя интеграция. Обычно операторы предоставляют готовые коннекторы. Запросите документацию и попросите демонстрацию у техподдержки.

Если вы работаете через личный кабинет вручную. Менее удобно, но допустимо. Вы будете вводить данные вручную, подписывать ЭТрН одну за другой. Это медленно, но безопаснее, если у вас мало отправок (например, 3-5 в неделю). При большем объёме в месяц интеграция необходима.

По факту: интеграция с 1С часто занимает дольше, чем ожидают. Техподдержка оператора может бить медленной, может не хватить данных для настройки. Я всегда рекомендую начинать интеграцию за 3 недели до дедлайна, а не за неделю. Если что-то сломается, будет время на переговоры с техподдержкой и переход на ручной режим.

Неделя 3: согласование с контрагентами и водителями

ЭТрН — это договор данных между вами, перевозчиком и грузополучателем. Все стороны должны быть готовы к электронному обмену.

Согласование с перевозчиком. Если перевозчик — юридическое лицо или ИП, которое работает у оператора ЭПД:

Позвоните логисту или директору и сообщите, что с 1 сентября все ЭТрН будут оформляться в электронном виде.
Попросите у них реквизиты оператора, на котором они зарегистрированы.
Если это один из крупных операторов (Диадок, СБИС, Такском) — скорее всего, у вас уже есть роуминг или он настроится автоматически.
Если перевозчик ещё не подключен — дайте ему контакты оператора и попросите позвать его в течение двух недель.

Согласование с водителем (если водитель — ваш сотрудник). ЭТрН подписывает водитель в приложении оператора. Вам нужно:

Выдать каждому водителю доступ к приложению оператора на планшет или смартфон (или использовать на рабочем ноутбуке).
Провести обучение: как открыть маршрут, проверить данные ЭТрН, подписать, что делать если документ зависает.
Договориться о том, что водитель идёт на контрольную точку (взвешивание, инспекция) с готовой ЭТрН, а не с пустым листом.

Согласование с грузополучателем. Грузополучатель получит ЭТрН от системы оператора и должен будет её подписать. Если это ваш постоянный партнёр:

Уведомите его о переходе на ЭПД.
Попросите убедиться, что он в личном кабинете какого-то оператора ЭПД зарегистрирован.
Если нет — дайте контакты оператора и рекомендацию зарегистрироваться за две недели до 1 сентября.

Лайфхак: договор с перевозчиком должен содержать условие об использовании ЭПД. Добавьте в новые договоры или в дополнительное соглашение к действующим пункт: «Стороны согласны на обмен ЭТрН и другими ЭПД через аккредитованного оператора ИС ЭПД».

Неделя 4: тестирование и финальные проверки

На этой неделе вы проверяете, что всё работает как надо, и вносите последние правки.

Тестовая отправка ЭТрН. Выберите одно из реальных направлений (например, отправку одного водителя на один адрес) и отправьте ЭТрН в боевом режиме (не в тестовом, а уже в ГИС ЭПД). Проверьте:

Документ появился в приложении водителя на планшете или смартфоне.
Водитель смог его прочитать, проверить маршрут и подписать.
На инспекции (если попадёте) документ открылся и отобразился правильно.
Грузополучатель получил ЭТрН и смог её подписать с его стороны.
Документ вернулся в вашу систему 1С и зарегистрировался как доставленный.

Обучение команды. Проведите отдельные инструктажи:

Логистам и менеджерам: как создавать заявку в ЭТрН, какие реквизиты вводить, как отправлять водителю.
Водителям: как работать с приложением (открыть маршрут, проверить адреса, взвесить груз, подписать, что делать если нет интернета).
Бухгалтерам: как получить акт выполненных работ в электронном виде, как проверить правильность документов.

Проверка инфраструктуры. Убедитесь, что:

На планшетах и смартфонах водителей установлено мобильное приложение оператора (если требуется).
Есть интернет на машинах (хотя бы периодический, чтобы загрузить маршруты).
Серверы оператора находятся в России (это требуется по закону).
Данные ЭТрН шифруются и защищены от изменения.

Подводные камни и типичные ошибки

«Нам сказали, что готовы, но ЭТрН не уходит в ГИС ЭПД». Скорее всего, забыли про права подписи или не настроили маршруты в 1С. Проверьте личный кабинет оператора: стоит ли у вашего учётного записи галочка «Может подписывать документы»?
«Водитель не может подписать ЭТрН, потому что нет интернета». Приложение оператора должно работать в офлайн-режиме хотя бы для скачивания и подписи. Проверьте версию приложения и возможности оператора. В крайнем случае — подписывайте в офисе перед выездом.
«Оператор не даёт интеграцию с нашей старой системой». Если система совсем древняя (MSSQL 2000 или раньше), интеграция может быть невозможна. Тогда вход во всё через личный кабинет в браузере. Болезненно, но работает.
«Грузополучатель в другом регионе и на другом операторе, роуминг не настроился». Свяжитесь с техподдержкой вашего оператора, попросите инициировать роуминг с оператором партнёра. Срок зависит от того, как быстро отреагирует оператор контрагента — может занять от нескольких дней до недели. Попросите техподдержку напомнить контрагенту про подтверждение запроса на его стороне; это ускоряет процесс.
«Контрагент отказывается переходить на ЭПД». Если это перевозчик или грузополучатель — они обязаны перейти с 1 сентября. Объясните им это чётко. Если они говорят, что «мы к вам не ездим и не приходим», то они не участники перевозки и на закон не попадают. Но если они участники — у них нет выбора.

Чек-лист на месяц подготовки

Неделя 1 (июль, например 1–7 августа).

☐ Выбрать оператора ИС ЭПД (или выяснить, на каком уже работает контрагент).
☐ Зарегистрироваться в системе оператора.
☐ Получить КЭП для подписи.
☐ Назначить в личном кабинете лиц, которые могут подписывать ЭТрН.
☐ Подписать договор с оператором (обычно это делается автоматически при регистрации).

Неделя 2 (8–14 августа).

☐ Заказать и установить интеграцию с 1С (или другой вашей системой).
☐ Настроить маршруты отправки документов (какие уходят кому).
☐ Выставить права доступа для логистов и менеджеров.
☐ Провести тестовый обмен с оператором (в тестовом режиме).

Неделя 3 (15–21 августа).

☐ Уведомить основных перевозчиков и партнёров о переходе на ЭПД.
☐ Собрать информацию об операторах, на которых они зарегистрированы.
☐ Настроить роуминг с их операторами (если нужен).
☐ Выдать доступ к приложению оператора водителям (установить на планшеты/смартфоны).
☐ Провести первое обучение водителей (как пользоваться приложением).

Неделя 4 (22–28 августа).

☐ Отправить тестовую ЭТрН в реальном режиме (боевой сервер ГИС ЭПД).
☐ Проверить, что водитель смог её подписать и грузополучатель получил.
☐ Провести финальное обучение команды (логисты, водители, бухгалтеры).
☐ Проверить интернет на машинах и работоспособность приложения в условиях дороги.
☐ Повторить проверку инфраструктуры: серверы, шифрование, защита данных.
☐ Обновить договоры с партнёрами (добавить условие об ЭПД).

29–31 августа: горячее время. На этот момент должно работать. Если что-то сломается — это будут последние 2 дня на исправление. Лучше всё проверить раньше.

Заключение

Переход на ЭТрН — это не кошмар, это просто координация нескольких площадок: ваша компания, водители, контрагенты, оператор ИС ЭПД и ГИС ЭПД. Если вы начнёте готовиться в июле, а не в конце августа, всё будет спокойно. Главное — не откладывать и не надеяться, что «все остальные тоже не готовы и никому не будут штрафовать». Штрафовать будут, и налоговые риски реальны. Начните готовиться сейчас, выберите оператора, заведите КЭП и пригласите в свой проект технически грамотного человека, который поднимет интеграцию. Месяца достаточно, если вы решаете вопрос параллельно, а не последовательно.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли начать отправлять ЭТрН раньше, чем 1 сентября 2026 года?

Да, можно. ГИС ЭПД работает в режиме пилота с начала года. Вы можете начать отправлять ЭТрН уже сейчас, чтобы отработать процесс и обучить команду. Это даже рекомендуется — так вы всё настроите и выловите ошибки до дедлайна.

Что будет, если 1 сентября у нас ещё нет ЭТрН, а у нас есть груз?

Вы нарушите закон: обязанность оформлять ЭТрН действует с 1 сентября 2026. Налоговые риски (снятие вычета НДС, доначисление налога) возникают сразу. При дорожном контроле до 1 марта 2027 года инспектор ограничится устным замечанием, штрафа на месте не будет. После 1 марта 2027 года смягчение заканчивается и на дороге начинают штрафовать: водителю — 500 ₽ или предупреждение по ст. 12.3 КоАП РФ, должностному лицу — 10 000–20 000 ₽, компании — 25 000–250 000 ₽.

Должны ли мы отказываться от ООО, на которое не подключено к ЭПД?

Нет, не обязаны. Если это партнёр, который заказывает доставку один раз в год, на дорожном контроле до 1 марта 2027 года бумажная накладная обойдётся устным замечанием, а не штрафом. Но обязанность оформлять ЭТрН это не отменяет, и налоговые риски по такой перевозке остаются. Но если это ваш основной поставщик или перевозчик, подключение к ЭПД — их обязанность, а не ваша привилегия. Требуйте подключения.

Может ли водитель работать без интернета?

Приложение оператора должно скачать маршрут заранее (когда интернет был) и позволить водителю подписать ЭТрН офлайн. Но перед выездом маршрут должен уже быть загружен. Полностью работать без интернета не получится — данные нужно синхронизировать с ГИС ЭПД хотя бы один раз в день.

Кто может подписывать ЭТрН: водитель, логист или только директор?

В системе оператора ЭПД вы выставляете права подписи. Обычно подписывает водитель (он уполномоченное лицо от перевозчика). Но может подписывать и логист, или начальник цеха. Главное — иметь полномочия от компании и свою КЭП для подписи.

Останется ли бумажный путевой лист или полностью на электронный?

Путевой лист остаётся добровольным (кроме алкоголя). Вы можете печатать его на бумаге. Но электронный путевой лист даёт удобство: водитель не рискует его потерять, он автоматически попадает в отчёты. На практике к электронному путевому листу перейдут через год-два.

Сколько стоит подключение к ЭПД и переход на ЭТрН?

Стоимость зависит от выбранного оператора. Регистрация может быть бесплатной. Квалифицированная электронная подпись тариф зависит от удостоверяющего центра (часто она включена в пакет услуг банка или предоставляется бесплатно в первый год). Оператор ИС ЭПД тариф рассчитывает по количеству документов. Интеграция с 1С обычно оплачивается отдельно как услуга установки и настройки. В целом переход на ЭПД экономит на расходах, которые связаны с бумажным документооборотом: курьерские услуги, печать, архивирование.

Подробнее о типах документов и регистрации в ГИС ЭПД — читайте статью Регистрация ЭПД в ГИС ЭПД: кто что регистрирует и в какие сроки. О том, как настроить ЭТрН в 1С, — ЭТрН в 1С: интеграция и обмен с ГИС ЭПД.

Диадок: электронный документооборот в логистике. Управляйте ЭПД и ЭТрН, синхронизируйте с 1С, обменивайтесь с перевозчиками через один оператор. Подключить ЭДО для логистики