ГИС ЭПД: регистрация, личный кабинет и что там видит компания

С 1 сентября 2026 года все перевозчики, грузоотправители и экспедиторы обязаны работать с электронными перевозочными документами через государственную систему ГИС ЭПД. Но тут часто начинается путаница: что такое ГИС ЭПД? Где она находится? Как там регистрируется компания? Нужен ли прямой доступ в государственную систему или всё работает через оператора? И главное — где вообще работает ваша компания, какой личный кабинет открывать, и кто всё время видит ваши документы? Разбираем по пунктам.

Коротко о главном

ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов) — это государственное хранилище всех ЭТрН, заказов-заявок и экспедиторских документов. Оператор системы — Минтранс России. Компания регистрируется в ГИС ЭПД не самостоятельно, а только через аккредитованного оператора ИС ЭПД (Диадок, СБИС, Такском и др.).

Личный кабинет, где компания реально работает с документами, — это не ГИС ЭПД, а система оператора ИС ЭПД. ГИС ЭПД в этой схеме — просто государственное хранилище, куда отправляются оформленные документы, и откуда их берут госучреждения (ГИБДД, ФНС, Ространснадзор) для контроля.

Главное разграничение: ГИС ЭПД ≠ оператор ИС ЭПД. Первая — государственная, вторая — коммерческая. Обе нужны, но работаете вы в системе оператора, а не в государственной.

В этой статье

Что такое ГИС ЭПД и её роль в системе электронных перевозочных документов
Как регистрируется компания: самостоятельно или через оператора ИС ЭПД
Отличие ГИС ЭПД, оператора ИС ЭПД и оператора ЭДО
Где находится личный кабинет компании и что в нём можно делать
Кто видит ваши электронные перевозочные документы
Как проверить, что ЭТрН зарегистрирована в ГИС ЭПД
Что делать, если документ не прошёл регистрацию

Что такое ГИС ЭПД и зачем она нужна

ГИС ЭПД — это государственная информационная система, которая хранит все электронные перевозочные документы, выпущенные в России с 1 сентября 2022 года (сначала была добровольной, теперь с 1 сентября 2026 года обязательна). Оператор системы — Минтранс России.

Представьте ГИС ЭПД как государственный архив: туда поступают все ЭТрН, заказы-заявки, экспедиторские документы и другие бумаги по перевозкам. Архив не работает с компаниями напрямую — только через посредников. Из этого архива госорганы (ГИБДД, ФНС, Ространснадзор) берут информацию для проверок и контроля. При встрече с инспектором тот просто сканирует QR-код вашей ЭТрН и видит её статус и детали прямо из ГИС ЭПД.

Ключевая дата — 1 сентября 2026 года. С этого дня обязательны электронные: ЭТрН (электронная транспортная накладная), заказ и заявка на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные и авианакладные. До 1 марта 2027 года на дорожном контроле инспектор ограничится устным замечанием при предъявлении бумажной накладной, но это не отсрочка обязанности — это только смягчение штрафа при остановке.

Самая частая ошибка в начале: думают, что нужно как-то отдельно регистрироваться в ГИС ЭПД на сайте Минтранса. На самом деле никакой регистрации там нет. Компания просто подключается к оператору ИС ЭПД (с которым заключает договор), и оператор сам всё оформляет в государственной системе. Получается так: сотрудник работает в системе оператора, оператор отправляет готовый документ в ГИС ЭПД, ГИС ЭПД фиксирует статус и номер документа. Никаких прямых действий в государственной системе компании не требуются.

Как регистрируется компания: через оператора, не самостоятельно

Здесь нужно быть совершенно чётким: компания не регистрируется в ГИС ЭПД самостоятельно. Регистрация происходит только через аккредитованного оператора ИС ЭПД. Это единственный способ подключиться к государственной системе.

Алгоритм простой:

Компания выбирает оператора ИС ЭПД (Диадок, СБИС, Такском, Астрал и др. — полный реестр ведёт Минтранс). Об операторах и их особенностях подробнее в статье про операторов ЭПД.
Подписывает с оператором договор об обслуживании.
Оператор регистрирует компанию в ГИС ЭПД (компании ничего не нужно делать в государственной системе).
Оператор создаёт для компании личный кабинет в своей собственной системе.
Компания работает в личном кабинете оператора, оформляет там ЭТрН, и оператор автоматически отправляет их в ГИС ЭПД.

Вам не нужно ничего делать на сайте Минтранса или на портале ГИС ЭПД (https://epd-portal.ru). Портал Минтранса — это просто информационный ресурс с нормативной базой и реестром аккредитованных операторов. Все рабочие процессы идут в системе оператора.

Если вы ищете, как «зарегистрироваться в ГИС ЭПД», то ищите, как подключиться к оператору ИС ЭПД. Это одно и то же.

Отличие ГИС ЭПД, оператора ИС ЭПД и оператора ЭДО

Путаница между тремя сущностями — главная ловушка. Разберёмся.

Что это	Кто оператор	Назначение	Где вы работаете
ГИС ЭПД (государственная система)	Минтранс России	Хранилище и регистр всех ЭТрН, заказов-заявок, экспедиторских документов. Доступ государственных учреждений для контроля.	Не работаете. Это просто архив.
Оператор ИС ЭПД (коммерческий)	Диадок, СБИС, Такском, Астрал и др. (аккредитованы Минтрансом)	Обеспечивает доступ компаний к ГИС ЭПД, предоставляет интерфейс, управляет обменом документов.	Здесь. В его личном кабинете вы оформляете ЭТрН и работаете с документами.
Оператор ЭДО (коммерческий)	Диадок, СБИС, Такском и др. (но разные сервисы)	Обеспечивает электронный обмен счетами-фактурами, УПД, актами и другой первичкой между компаниями.	В его системе. Параллельно с ГИС ЭПД, но это другие документы и другой обмен.

Главное: ГИС ЭПД и оператор ИС ЭПД — это разные уровни. ГИС ЭПД — государственная система, недоступна компаниям напрямую. Оператор ИС ЭПД — ваш партнёр, через которого вы общаетесь с государственной системой.

Один оператор (например, Диадок) может быть одновременно и оператором ИС ЭПД (для ЭТрН), и оператором ЭДО (для счетов-фактур и УПД). Но это разные сервисы, и они работают независимо.

На практике компания часто использует и то, и другое. У логистов счёта-фактуры идут через ЭДО (оператор ЭДО), а ЭТрН — через оператора ИС ЭПД. Это не одно и то же. Я часто вижу, как компания подключилась к Диадоку для ЭДО, а потом ищет там ЭТрН. Это разные модули. Если вы — перевозчик или логист, вам нужны оба: для первички с контрагентами и для ЭТрН на государственном уровне.

Где находится личный кабинет компании и что там можно делать

Личный кабинет, где компания работает с электронными перевозочными документами, находится в системе оператора ИС ЭПД, а не в ГИС ЭПД. Это критически важно понимать.

Если вы подключились к Диадоку как оператору ИС ЭПД, то личный кабинет находится в системе Диадока. Если к СБИС — то в СБИС. Ничего общего с сайтом Минтранса нет.

В личном кабинете оператора вы можете:

Создавать и редактировать ЭТрН (электронные транспортные накладные) — все реквизиты, маршруты, номера водителей, описание груза.
Оформлять заказы-заявки на перевозку — если вы грузоотправитель, заявляете оператору перевозки, что нужна перевозка.
Подписывать документы КЭП (квалифицированной электронной подписью) — как электронно-подписанный документ получает юридическую силу.
Отслеживать статусы — видеть, на каком этапе находится документ (создан, подписан, зарегистрирован в ГИС ЭПД, доставлен).
Управлять контрагентами — добавлять перевозчиков, грузополучателей, другие компании, с которыми обмениваетесь документами.
Вести ролевый доступ — кто и какие документы может создавать, подписывать, утверждать (водители, диспетчеры, бухгалтер, начальник логистики).
Настраивать шаблоны и реквизиты — сохранять стандартные маршруты, параметры груза, адреса доставки.
Скачивать архивы и отчёты — выгружать документы для учёта, подготовки к проверкам, архивирования.

Интерфейс, количество функций и удобство зависят от выбранного оператора и выбранного тарифного плана. Каждый оператор немного по-своему организует личный кабинет, но основной функционал одинаков во всех.

Авторизация в личном кабинете обычно проходит через Госуслуги для бизнеса (электронная подпись или пароль). После входа вы попадаете в систему оператора и можете работать с документами.

Кто видит ваши электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД

Это важный момент для понимания, какую информацию вы раскрываете государству.

Государственные органы имеют прямой доступ к ГИС ЭПД и могут просматривать документы в любой момент:

ГИБДД — для контроля на дорогах. При остановке инспектор сканирует QR-код вашей ЭТрН или вводит её номер и видит все детали: груз, маршрут, водитель, статус доставки.
ФНС (Федеральная налоговая служба) — для проверки перевозок по налогам, НДС, правильности оформления.
Ространснадзор (Федеральное агентство железнодорожного транспорта) — для контроля безопасности и соответствия регламентам.
МВД — для контроля перевозок опасных грузов, розыска, безопасности.
ФТС (таможня) — для контроля международных перевозок.
Минтранс — как оператор самой системы.
Полный перечень органов и порядок их доступа установлены постановлением № 281 — если вопрос принципиальный, смотрите действующую редакцию, состав органов уточнялся.

Важно: органы берут информацию сами, без запроса к компании. Вы не отправляете им документы и не даёте согласия на просмотр. Доступ закреплён Постановлением Правительства от 03.03.2022 № 281. Это нормальная государственная практика контроля.

Между компаниями (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, экспедитор) документы тоже видны друг другу через ГИС ЭПД. Если вы — грузоотправитель, перевозчик видит вашу ЭТрН. Если вы — перевозчик, грузополучатель видит статус доставки. Это необходимо для согласованной работы.

Диадок: логистика в электронном виде. Управлять перевозками через ЭДО

Как проверить, что ЭТрН зарегистрирована в ГИС ЭПД

После того как вы оформили ЭТрН в личном кабинете оператора и подписали её КЭП, документ должен отправиться в ГИС ЭПД и получить статус «Зарегистрирована».

Проверить статус можно несколькими способами:

В личном кабинете оператора ИС ЭПД. Откройте свой кабинет (в Диадоке, СБИС и т.д.), найдите документ и посмотрите статус. Должно быть написано что-то вроде «Зарегистрирована в ГИС ЭПД», «Статус: Принята», «Зарегистрирована с номером…».
По номеру уникального идентификатора (УИД). ГИС ЭПД присваивает каждому документу уникальный номер. Оператор покажет вам этот номер в статусе документа.
На портале ГИС ЭПД (https://epd-portal.ru). Теоретически, вы можете зайти туда и поискать документ, но практически большинство компаний этого не делают — ориентируются на информацию из личного кабинета оператора.
По QR-коду ЭТрН. Если у вас есть распечатанный или электронный документ с QR-кодом, можно отсканировать его, и система покажет текущий статус.

Типичные статусы документа в ГИС ЭПД:

«Принята» — документ дошёл до ГИС ЭПД и зарегистрирован.
«Подписана» — все участники (перевозчик, грузоотправитель, грузополучатель) подписали ЭТрН.
«Доставлена» — груз прибыл в пункт назначения, документ закрыт.
«Отменена» — документ отозван или аннулирован.

Если вы видите, что документ долго не переходит в статус «Зарегистрирована», это может быть ошибкой. Об этом — в следующем разделе.

Что делать, если документ не прошёл регистрацию в ГИС ЭПД

Бывает так: вы оформили ЭТрН, подписали её, отправили, а в статусе висит что-то вроде «На обработке» или «Ошибка при отправке». Вот типичные причины и как их решать.

Ошибка в реквизитах. Проверьте ИНН перевозчика, грузоотправителя, грузополучателя. Они должны совпадать с данными в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Если хотя бы одна цифра не совпадает, ГИС ЭПД не примет документ. Исправьте — отправьте заново.
Проблема с подписью. КЭП может быть просроченной, неправильно установленной или испортившейся при передаче. Проверьте срок действия вашей подписи, переустановите сертификат КЭП, попробуйте подписать снова.
Перевозчик или контрагент не подписал со своей стороны. ЭТрН подписывают обе стороны. Если контрагент не подписал в срок или вообще не видит документ в своей системе, ГИС ЭПД может не принять ЭТрН как полную. Свяжитесь с контрагентом, убедитесь, что он получил уведомление.
Сбой в системе оператора или ГИС ЭПД. Редко, но бывает. Подождите 15–20 минут, обновите страницу. Если не прошло, свяжитесь с техподдержкой вашего оператора ИС ЭПД.
Конфликт данных с предыдущим документом. Если вы отправили похожую ЭТрН (с теми же реквизитами и номером) дважды, система может воспринять это как дубль. Убедитесь, что номер документа уникален.
Проблема с ролевым доступом. Пользователь, который пытается подписать ЭТрН, может не иметь прав на подпись такого типа документов. Проверьте в настройках оператора, какие права установлены для этого сотрудника.

Когда ничего не помогает, напишите в техподдержку вашего оператора ИС ЭПД. Приложите скриншоты ошибки и номер документа. Специалисты оператора имеют доступ к логам и могут увидеть, в чём именно застрял документ. Более подробный разбор типичных ошибок и статусов — в статье про ошибки при работе с ЭТрН.

Самые частые ошибки в начале — это неверные ИНН контрагентов и проблемы с подписью. Просроченная КЭП, неправильно установленный сертификат, либо водитель подписал не той подписью, которая ему выдана. Перед массовой отправкой ЭТрН всегда проверяю на тестовых документах: отправлю одну накладную, жду статуса, вижу, что прошла — потом отправляю пакет. Если первый документ застрял, знаю, что нужно чинить прямо сейчас.

Часто задаваемые вопросы

ГИС ЭПД — это то же самое, что оператор ИС ЭПД?

Нет. ГИС ЭПД — государственная система, хранилище. Оператор ИС ЭПД — коммерческая компания (Диадок, СБИС и т.д.), которая предоставляет доступ компаний к ГИС ЭПД. Вы работаете в системе оператора, а не в государственной системе напрямую.

Может ли компания открыть личный кабинет прямо в ГИС ЭПД?

Нет, в ГИС ЭПД нет личных кабинетов для компаний. Личный кабинет предоставляет оператор ИС ЭПД. Если вы хотите работать с ЭТрН, нужно подключиться к одному из аккредитованных операторов (Диадок, СБИС, Такском, Астрал и др.).

Обязательна ли регистрация в ГИС ЭПД для всех перевозчиков?

С 1 сентября 2026 года — да. Обязательны ЭТрН, заказы-заявки, экспедиторские документы. До 1 марта 2027 года при проверке на дороге инспектор ограничится устным замечанием, но это не отсрочка — обязанность действует с сентября.

Может ли компания использовать несколько операторов ИС ЭПД одновременно?

Да, компания может подключиться к нескольким операторам. Но обычно достаточно одного. Выбирайте оператора, который лучше интегрируется с вашей 1С, удобнее работает с вашими контрагентами и предлагает нужный тариф.

Кто видит мои ЭТрН в ГИС ЭПД: только государство или ещё кто-то?

Государственные органы (ГИБДД, ФНС, Ространснадзор и др.) видят все ваши документы по закону. Контрагенты (перевозчик, грузополучатель) видят только документы, в которых они участники. Приватность на уровне государственного контроля — это нормально.

Сколько стоит регистрация в ГИС ЭПД через оператора?

Отдельной платы за регистрацию в ГИС ЭПД нет. Вы платите оператору ИС ЭПД за обслуживание и использование его системы (тарифный план). Стоимость зависит от оператора и объёма документов.

Что будет, если я отправлю бумажную ЭТрН вместо электронной с 1 сентября 2026?

Штраф не будет сразу. До 1 марта 2027 года инспектор при проверке ограничится устным замечанием. Но сам документ не будет иметь юридической силы для целей налогообложения и контроля. ФНС может доначислить налог на прибыль, ФТС не примет таможенное оформление. Главный риск — налоговый, не административный.

Заключение

ГИС ЭПД — это государственная система, которая становится обязательной с 1 сентября 2026 года. Но компания не работает с ней напрямую. Вместо этого вы подключаетесь к аккредитованному оператору ИС ЭПД (Диадок, СБИС и т.д.), который предоставляет вам личный кабинет для оформления и отправки электронных перевозочных документов. Оператор передаёт документы в ГИС ЭПД, и они там регистрируются и хранятся.

Главное разграничение: ГИС ЭПД ≠ оператор ИС ЭПД. Первая — государственная, вторая — коммерческая. Вы платите оператору, работаете в его системе, а ГИС ЭПД — это просто государственное хранилище, куда попадают ваши документы, и откуда их достают госорганы для проверок.

При выборе оператора смотрите на интеграцию с вашей 1С, удобство интерфейса, тариф и то, работают ли с этим оператором ваши основные контрагенты. Если вы логист или грузоотправитель, убедитесь, что оператор поддерживает все нужные документы (ЭТрН, заказы-заявки, экспедиторские расписки). Перевозчику нужна функция подписания ЭТрН с помощью КЭП водителей.

Переход на ЭТрН — не сложный, если сразу понимаете схему: компания → оператор ИС ЭПД → ГИС ЭПД → госорганы. Надеемся, эта статья помогла вам разобраться в том, где что находится и как всё работает на практике.