Титулы ЭТрН: сколько их, кто и когда заполняет каждый
«Подпишите титул 2», «ждём третий титул», «оформите эстафету» — если эти фразы звучат для вас как заклинания, статья ваша. Электронная транспортная накладная не подписывается «одной кнопкой двумя сторонами»: это конструктор из восьми разделов, каждый со своим хозяином и своим моментом. Разбираем все восемь: кто заполняет, что внутри и что после подписи уже не поправить.
Коротко о главном
ЭТрН состоит из четырёх обязательных титулов (они же файлы обмена или разделы) и четырёх опциональных. Обязательные подписываются строго по порядку, с первого по четвёртый: два на погрузке — грузоотправитель и перевозчик, два на выгрузке — грузополучатель и перевозчик.
Опциональные титулы включаются по ситуации: пятый и шестой фиксируют стоимость перевозки, седьмой оформляет переадресацию, восьмой — эстафету, то есть смену водителя или транспортного средства.
Формат накладной утверждён приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, а сценарии подписания — постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931. Каждый подписанный титул оператор передаёт в ГИС ЭПД вместе с файлом электронной подписи.
В этой статье
- Что такое титул и почему их несколько
- Четыре обязательных титула по порядку
- Четыре опциональных титула: стоимость, переадресация, эстафета
- Какой подписью подписывают каждый титул
- Что нельзя изменить после подписания титула
- Когда титулы видят ГИБДД и налоговая
- Типовые затыки в цепочке титулов
Что такое титул и почему их несколько
Бумажная накладная — один лист, на котором все расписываются по очереди. Электронная устроена принципиально иначе: это не один файл с несколькими подписями, а набор связанных файлов обмена. Каждый участник формирует и подписывает свою часть — свой титул.
Такая конструкция решает главную проблему бумаги: не нужно возить документ по кругу и ждать, пока он вернётся. Сторона, подписавшая свой титул, дальше просто наблюдает, как подписываются следующие.
Титул — это раздел ЭТрН, который заполняет и подписывает один конкретный участник перевозки на своём этапе.
Порядок здесь не рекомендация, а требование: подписать четвёртый титул, пока не подписан третий, невозможно физически.
Четыре обязательных титула по порядку
| Этап | Титул | Кто подписывает | Что внутри |
|---|---|---|---|
| Погрузка | Титул 1 (Т1) | Грузоотправитель | Стороны перевозки, условия договора, сведения о водителе, грузе и сопроводительных документах |
| Погрузка | Титул 2 (Т2) | Перевозчик | Приём груза к перевозке, оговорки и замечания по погрузке |
| Выгрузка | Титул 3 (Т3) | Грузополучатель | Приём товара от перевозчика, состояние груза |
| Выгрузка | Титул 4 (Т4) | Перевозчик | Сдача груза получателю, оговорки и замечания по выгрузке |
Титул 1 — самый объёмный. Его формирует грузоотправитель или склад ответственного хранения, действующий по его поручению. Здесь вся фактура: кто кому везёт, по какому договору, каким транспортом, с каким водителем и какой груз. Ошибка в первом титуле дороже всех остальных, потому что дальше на неё опирается вся цепочка.
Титул 2 подписывает перевозчик, принимая груз. Именно здесь фиксируются оговорки: вес не сошёлся, паллета битая, пломба нарушена. Это ваш единственный шанс письменно сказать «принял вот с такими замечаниями» — потом будет поздно.
Титул 3 — грузополучатель на выгрузке. Он фиксирует, что принял и в каком состоянии. Тема расхождений и отказа от подписи большая, мы разобрали её отдельно в статье ЭТрН у грузополучателя.
Титул 4 — перевозчик закрывает перевозку, отмечая сдачу груза и свои замечания по выгрузке. После него документооборот по основной части накладной считается завершённым.
Четыре опциональных титула: стоимость, переадресация, эстафета
| Ситуация | Титул | Кто подписывает | Зачем |
|---|---|---|---|
| Фиксация стоимости | Титул 5 (Т5) | Перевозчик | Финальная стоимость перевозки |
| Фиксация стоимости | Титул 6 (Т6) | Грузоотправитель | Ответ на титул стоимости, подтверждение суммы |
| Переадресация | Титул 7 (Т7) | Перевозчик | Изменение грузополучателя или адреса выгрузки |
| Эстафета | Титул 8 (Т8) | Перевозчик | Смена водителя или транспортного средства в пути |
Титулы 5 и 6 — про деньги. После подписания титулов, связанных с доставкой, перевозчик может отправить грузоотправителю титул стоимости, а тот — подтвердить сумму ответным титулом. Для бухгалтерии это ценно: именно на титул стоимости опираются проводки. После подписания шестого титула накладная уезжает в архив.
Титул 7 — переадресация. Груз не приняли, приняли частично или получателя поменяли на ходу — перевозчик оформляет седьмой титул. Это не «переделать накладную», а официальная фиксация изменения маршрута.
Титул 8 — эстафета. Водитель заболел, машина встала, поменяли тягач — всё это восьмой титул. Без него в системе останется прежняя связка «документ — водитель — транспортное средство», и на дорожном контроле это вылезет.
Диадок: Логистика — обмен ЭТрН, заказами-заявками и экспедиторскими документами с передачей в ГИС ЭПД. Подключить Логистику
Какой подписью подписывают каждый титул
Все титулы ЭТрН заверяются квалифицированной электронной подписью ответственного лица. Сотрудник, который не является руководителем, подписывает КЭП физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью.
Отдельная история — водители и кладовщики. Они фиксируют факт приёма-передачи груза простой электронной подписью: водителю не нужны ни КЭП, ни МЧД. На практике это выглядит как двухступенчатый сценарий: сначала склад и водитель подтверждают факт ПЭП, затем титулы заверяются квалифицированной подписью ответственных лиц.
Кто именно и какой подписью закрывает свою часть, подробно разобрано в статье Кто подписывает ЭТрН. Про работу водителя в рейсе — в материале ЭТрН в рейсе.
Что нельзя изменить после подписания титула
Корректировки в ЭТрН возможны — их могут инициировать участники перевозки или оператор. Если инициатива исходит от оператора, документ нужно исправить в течение пяти дней.
Но не всё поддаётся правке. Формат накладной по приказу ФНС делит каждый титул на подразделы, и в ключевых подразделах менять данные нельзя:
| Титул | Подраздел, который не меняется |
|---|---|
| Первый, грузоотправителя | Сведения о передаче груза при приёме груза перевозчиком |
| Второй, перевозчика | Оговорки и замечания перевозчика при приёме груза |
| Третий, грузополучателя | Сведения о приёме груза грузополучателем от перевозчика |
| Четвёртый, перевозчика | Оговорки и замечания перевозчика при выдаче груза |
Логика понятна: это и есть юридическое ядро документа — кто что передал, кто что принял и с какими замечаниями. Если бы это можно было переписать задним числом, вся конструкция потеряла бы смысл.
Что делать, когда ошибка всё-таки уехала, — в статье Ошибки в ЭТрН: исправление и аннулирование.
Когда титулы видят ГИБДД и налоговая
Это вопрос, который на дороге стоит дороже всех остальных.
ГИБДД видит накладную в связке с транспортным средством и водителем после того, как подписаны титулы на погрузке — грузоотправителя и перевозчика. После подписания титулов на выгрузке эта связка пропадает: перевозка завершена. Если была частичная приёмка или отказ, накладная снова становится видна после оформления титула переадресации.
Данные в QR-коде и прямой доступ в ГИС ЭПД обновляются после подписания КЭП титула перевозчика на приёмке, титула переадресации и титула эстафеты. Сам QR-код содержит зашифрованные сведения из накладной: стороны, адреса погрузки и выгрузки, груз, транспортное средство и водителя.
Налоговую интересует завершённая перевозка — то есть момент, когда подписан последний титул перевозчика о сдаче груза. Плюс опциональный титул стоимости от грузоотправителя, на основании которого делаются бухгалтерские проводки.
Типовые затыки в цепочке титулов
- Ждём титул, которого не будет. Проверьте, не пропущен ли предыдущий: порядок строгий, четвёртый не подписать раньше третьего.
- «Это не ваш сертификат». Пользователь зашёл под учётной записью, к которой сертификат не привязан. Лечится входом под нужной записью, привязкой сертификата или объединением учётных записей.
- Контрагент у другого оператора. Не проблема: между операторами ИС ЭПД работает роуминг. Но настроить его надо заранее, а не в момент погрузки.
- Замену машины не оформили эстафетой. На дороге данные не сойдутся с тем, что видит инспектор.
- Забыли титулы стоимости. Формально перевозка закрыта, а бухгалтерии не на что опереться при проводках.
Заключение
Восемь титулов выглядят страшно ровно один раз — пока не разложишь их по этапам. Четыре обязательных описывают физику перевозки: отдал, принял к перевозке, принял груз, сдал груз. Четыре опциональных закрывают всё, что случается в жизни: деньги, смена получателя, смена водителя.
Практический совет один: назначьте ответственных по титулам поимённо. В большинстве компаний, где ЭТрН «не поехала», проблема не в системе, а в том, что второй титул некому подписать в шесть утра на складе.