Как оформить ЭТрН пошагово: от заявки до подписанного документа

Оформление электронной транспортной накладной (ЭТрН) — это не одноразовая операция, а координация между несколькими участниками: грузоотправитель создаёт документ, перевозчик подписывает, водитель делает отметки при погрузке и выгрузке, грузополучатель принимает. Каждый шаг связан с предыдущим, и если где-то упадёт, весь процесс встанет. Разбираем, кто, когда и что должен сделать, чтобы ЭТрН прошла без отказов ГИС ЭПД.

Коротко о главном

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) обязательна для всех участников грузоперевозок в России (Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025). Процесс оформления линейный: грузоотправитель создаёт ЭТрН, подписывает своей квалифицированной подписью (КЭП) первый титул, передаёт документ в систему оператора ИС ЭПД. Оператор регистрирует документ в государственной системе ГИС ЭПД. Перевозчик (и его представитель) подписывает свой титул КЭП. Водитель получает документ и при погрузке и выгрузке делает отметки простой электронной подписью (ПЭП) через мобильное приложение. ГИС ЭПД проверяет сертификат подписей, наличие МЧД в реестре ФНС и соответствие роли каждого подписанта. До 1 марта 2027 года при дорожном контроле инспектор ограничится только устным замечанием, если вы предъявите бумажную накладную, но сама обязанность оформлять ЭТрН действует с 1 сентября 2026 года без отсрочек.

В этой статье

Что такое ЭТрН, кто обязан и с какой даты
Участники процесса: грузоотправитель, перевозчик, водитель, грузополучатель
Этап 1: Заказ и заявка на перевозку
Этап 2: Формирование и подписание ЭТрН у грузоотправителя
Этап 3: Передача водителю и отметки при погрузке-выгрузке
Этап 4: Обмен между участниками и закрытие документа
Типичные ошибки и как их избежать
Как подготовиться: чек-лист для компании

Что такое ЭТрН и с какой даты она обязательна

ЭТрН (электронная транспортная накладная) — это электронный документ, который подтверждает, что груз был передан перевозчику, погружен, перевезён и выгружен согласно договору. Раньше это была бумажная транспортная накладная (ТН). Теперь это формализованный электронный документ, зарегистрированный в государственной системе ГИС ЭПД (государственная информационная система электронных перевозочных документов).

С 1 сентября 2026 года ЭТрН обязательна для:

Всех внутрироссийских коммерческих перевозок (автомобильных, железнодорожных, авиационных).
Всех участников: грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя, экспедитора.
Всех типов грузов, кроме исключений, которые определит Минтранс.

Бумажная накладная больше не принимается как юридически значимый документ — даже подписанная и заверенная печатью. ГИС ЭПД не видит её, ФНС её не признаёт, и при контроле это может быть расценено как отсутствие первичной документации.

Переход на ЭТрН — это не техническое улучшение, а изменение способа взаимодействия участников. Раньше водитель возил бумажку, мог что-то забыть, потерять, подделать. Теперь всё в системе, всё видно ФНС, и риск заработать штраф за неверно оформленный документ выше. Но зато и мошеничество с грузами становится почти невозможным. Если вы хотя бы один раз прошли процесс с реальным перевозчиком, остальное — копирование шагов.

Участники процесса: кто что делает

Процесс оформления ЭТрН разделён между несколькими участниками, и каждый подписывает свой титул (раздел) документа:

Грузоотправитель (ваша компания, если вы отправляете груз) — создаёт ЭТрН в своей системе или в личном кабинете оператора ИС ЭПД, заполняет реквизиты груза, адреса отправки и получения, подписывает первый титул своей КЭП.
Перевозчик (транспортная компания) — получает ЭТрН от грузоотправителя через оператора ИС ЭПД, проверяет корректность данных, назначает водителя, подписывает свой титул КЭП (подписывает представитель перевозчика, руководитель или уполномоченное лицо).
Водитель — получает ЭТрН в мобильном приложении оператора, при погрузке делает отметку простой электронной подписью (ПЭП) через приложение, при выгрузке — вторую отметку. Для водителя подпись создаётся на месте через приложение, часто это SMS-код или биометрия, не требует КЭП.
Грузополучатель — получает уведомление о прибытии груза, проверяет соответствие, подписывает последний титул КЭП или ПЭП в зависимости от конфигурации.
Экспедитор (если привлечен) — подписывает экспедиторскую расписку (отдельный документ в формате ЭПД), подтверждает получение от грузоотправителя и передачу перевозчику.

Лайфхак: если экспедитор работает только от одного грузоотправителя и нет передачи груза третьему лицу, его роль может быть минимальной. Проверьте в договоре фактический объём ответственности экспедитора перед внедрением в систему.

Этап 1: Заказ и заявка на перевозку

Всё начинается раньше, чем ЭТрН. Сначала грузоотправитель (вы) договариваются с перевозчиком о доставке груза. Это может быть устная договорённость или письменный договор. Договор фрахтования может оставаться бумажным или электронным — законом это не запрещено, только ЭТрН и заявка на перевозку должны быть в электронном виде.

Заказ и заявка на перевозку — это формализованные документы, которые грузоотправитель отправляет перевозчику через оператора ИС ЭПД. В заявке указывается:

Адрес отправки и получения груза (конкретный адрес, не просто город).
Дата и время погрузки.
Описание груза: наименование, количество, вес, объём.
Требуемый вид транспорта (закрытый кузов, рефрижератор, открытая платформа).
Особые условия (хрупкий груз, требование страховки, режим температуры).
ФИО и контакты ответственного от вашей стороны при погрузке.

Перевозчик получает заявку, проверяет её, подтверждает доступность машины на указанную дату и подписывает принятие заявки в системе. С этого момента начинается работа над ЭТрН.

Частая ошибка — считать, что ЭТрН можно сформировать в день отправки. На самом деле за день-два до погрузки нужно уже иметь согласованный план: который перевозчик, какой водитель, какой маршрут. Если это не согласовано, заявка зависнет, перевозчик не примет её, и ЭТрН не сформируется. Грузоотправитель должен знать: заявка — это не просьба, это приказ. Перевозчик обязан либо согласиться в срок, либо отказать с объяснением. В системе это видно в статусах документа.

Этап 2: Формирование и подписание ЭТрН у грузоотправителя

После того как перевозчик принял заявку, грузоотправитель формирует саму ЭТрН. Это может происходить в личном кабинете оператора ИС ЭПД или в 1С (если 1С интегрирована с оператором). Если вы ещё не подключены к оператору — это первый шаг. Оператор выдаёт вам доступ в личный кабинет, где вы можете создавать, редактировать и отправлять документы.

ЭТрН заполняется реквизитами:

Заголовок: регистрационный номер (часто автоматический), дата, статус (Черновик → На подписание → Подписана).
Участники: ИНН и КПП грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя. Сведения о контактных лицах (ФИО, должность, телефон).
Груз: код и наименование по справочнику (обычно по ОКПД2 или по внутреннему классификатору Минтранса), количество, вес, объём, стоимость.
Маршрут: адрес отправления, адрес назначения, промежуточные пункты выгрузки (если их несколько). Каждый адрес должен содержать почтовый индекс и точные координаты (часто система подхватывает их автоматически из справочника).
Контроль: требование опломбировки, наличие груза в сопровождении, температурный режим.

Теперь самое важное: подписание. Вы (грузоотправитель) подписываете первый титул ЭТрН своей квалифицированной электронной подписью (КЭП). КЭП — это не простая подпись, а криптографически стойкая, выданная аккредитованным удостоверяющим центром. Если у вас её нет, получите перед первой ЭТрН. Обычно КЭП выдаётся на 1-3 года.

После подписания документ переходит в статус «Подписана Грузоотправителем» и отправляется в ГИС ЭПД. Система проверяет корректность подписи, наличие необходимых реквизитов, соответствие формата требованиям. Если всё верно — ЭТрН зарегистрирована в ГИС ЭПД и получает уникальный номер. Если обнаружены ошибки — система выдаёт отказ с указанием, что именно не соответствует.

Предупреждение от бывалого: перед тем как подписывать ЭТрН, прокопируйте номер ИНН перевозчика и грузополучателя прямо из их документов, не печатайте с памяти. Одна цифра неправильно — ГИС ЭПД отклонит документ с ошибкой вроде «Контрагент не найден в реестре». Тогда нужно будет исправить, переподписать, заново отправить. Это может отнять час-два рабочего времени.

Этап 3: Передача водителю и отметки при погрузке-выгрузке

После регистрации в ГИС ЭПД перевозчик получает ЭТрН в своём личном кабинете и назначает водителя. Водитель получает доступ к документу через мобильное приложение оператора (или через веб-версию, но чаще через приложение). На экране видна вся информация о грузе: вес, адрес, контакт грузоотправителя, маршрут.

При погрузке водитель открывает ЭТрН в приложении и делает первую отметку: «Груз принят к перевозке». Для этого используется простая электронная подпись (ПЭП) — обычно это SMS-код, отправленный на номер телефона водителя, или биометрическое подтверждение (лицо, палец). КЭП не требуется. Ответственный от грузоотправителя (тот, кто присутствует при погрузке) может также подтвердить факт начала погрузки в приложении или вручную расписаться на бумажном акте, который потом сканируется и приложится к документу.

При выгрузке водитель делает вторую отметку: «Груз доставлен и выгружен». Снова — простая подпись через приложение. Ответственный от грузополучателя (получатель, представитель склада или начальник отдела приёмки) проверяет груз, убеждается, что он в порядке, и также подтверждает получение в системе.

Между погрузкой и выгрузкой водитель отправляет данные о нахождении груза: координаты GPS, время стоянок, разовые события (техническая остановка, ремонт, задержка). Эта информация фиксируется в ГИС ЭПД и позволяет грузоотправителю и перевозчику отследить рейс онлайн. Если произойдёт авария или груз испортится в пути, эти данные помогут выяснить обстоятельства.

С ЭТрН бухгалтерия получает полный трейл: дата создания, дата подписания каждым участником, время регистрации в ГИС ЭПД, GPS-координаты при погрузке и выгрузке. Когда приходит счёт-фактура и акт выполненных работ от перевозчика, я сверяю их с данными ЭТрН. Все сроки и факты совпадают. Это — основание для вычета НДС. Если хотя бы одна подпись подделана или не совпадает дата, вычет может быть оспорен ФНС. Поэтому мы очень требовательны к соблюдению процесса со стороны перевозчика.

Этап 4: Обмен между участниками и закрытие документа

После того как водитель отметил факт выгрузки, ЭТрН переходит в статус «Выгружена». Грузополучатель (или его представитель) должен подписать документ и подтвердить получение в системе. Если груз пришёл повреждённым или количество не совпадает, грузополучатель отмечает это и пишет замечание в системе. Перевозчик получает уведомление об отказе и может инициировать спор с грузоотправителем.

Если груз принят без претензий, ЭТрН закрывается. Это означает, что все титулы подписаны, все статусы отмечены, документ прошёл проверку ГИС ЭПД и заархивирован в системе. Копия ЭТрН становится доступна всем участникам навсегда — её можно выгрузить в PDF, распечатать для архива, приложить к счёту-фактуре или налоговой декларации.

Экспедиторские документы (если привлечён экспедитор) оформляются отдельно и синхронизируются с ЭТрН. Экспедитор подписывает экспедиторскую расписку и экспедиторское поручение в системе. Эти документы также попадают в ГИС ЭПД и могут быть проверены.

Диадок: электронный обмен транспортными документами между участниками логистики. Подключить ЭПД

Типичные ошибки и как их избежать

Неверные ИНН контрагентов. ГИС ЭПД проверяет ИНН по реестру ФНС. Если вы указали неправильный ИНН или ИНН перевозчика изменился (например, после реорганизации), документ будет отклонён. Проверьте ИНН перед подписанием.
Адреса не совпадают с заявкой. Если в заявке вы указали адрес отправления, а в ЭТрН написали другой адрес (даже если это один и тот же адрес, но выписанный по-другому), система может потребовать уточнения. Используйте копирование из справочника или гео-сервиса, чтобы избежать опечаток.
Груз указан одним кодом, а в коносамент — другим. Грузоотправитель должен использовать одну классификацию груза (например, только по ОКПД2 или только по внутреннему справочнику Минтранса). Если смешивать коды, система может отклонить документ с ошибкой «Груз не соответствует справочнику».
Водитель забыл сделать отметку при погрузке. Если ЭТрН отправлена, но водитель не отметил приём груза в течение рабочего дня, система будет требовать уточнения. Инструктируйте водителей: как приехал на место, сразу откройте приложение и отметьте.
Перевозчик не подписал ЭТрН вовремя. Если ЭТрН создана и отправлена, но перевозчик не подписал её в течение дня-двух, груз может не выехать. Договаривайтесь с перевозчиком заранее: во сколько вы отправите документ, и когда он должен его подписать. Лучше письменно согласовать в договоре сроки подписания.
КЭП истекла или не валидна. Перед подписанием любого документа проверьте срок действия вашей КЭП и КЭП уполномоченного лица. Если подпись не валидна (например, сертификат отозван), ГИС ЭПД отклонит документ. Система проверяет это автоматически.
Сотрудник не оформлен в МЧД или доверенность истекла. Если документ подписывает не директор, а сотрудник, нужна машиночитаемая доверенность (МЧД). Это XML-файл с полномочиями, подписанный директором своей КЭП и зарегистрированный в реестре ФНС. ГИС ЭПД при регистрации ЭТрН проверяет наличие МЧД и её сроки действия. Подробнее про МЧД и роли подписантов читайте в разделе «Кто подписывает ЭТрН».

Как подготовиться к переходу: чек-лист для компании

Если вы ещё не работаете с ЭТрН, вот что нужно сделать до 1 сентября 2026 года:

Шаг 1: Выберите оператора ИС ЭПД.
Это компания, которая будет передавать ваши документы в ГИС ЭПД. Операторы аккредитованы Минтранспортом. Больше всего функций и интеграций — у крупных провайдеров: список операторов ЭПД. Заключите договор с выбранным оператором.

Шаг 2: Получите КЭП.
Если у вас её нет, получите квалифицированную электронную подпись. Выдаётся удостоверяющим центром (часто можно получить через банк, в котором вы ведёте счёт). Потребуются: паспорт, ИНН, контактные данные. Время получения — обычно 1-2 дня. Стоимость зависит от удостоверяющего центра и выбранного тарифа.

Шаг 3: Оформите машиночитаемые доверенности (МЧД) на сотрудников.
Если документы будет подписывать не руководитель компании, а менеджер по логистике, главный бухгалтер или другой сотрудник — нужно оформить МЧД на этих людей. МЧД — это электронная доверенность (XML-файл), подписанная директором своей КЭП, которая регистрируется в реестре ФНС. В ней указаны полномочия сотрудника на подписание ЭПД. Сроки действия МЧД — обычно от одного года. Подробный процесс оформления и распределение полномочий описаны в руководстве по подписанию ЭТрН.

Шаг 4: Интегрируйте 1С с оператором ИС ЭПД (если применимо).
Если вы работаете в 1С, интеграция позволит создавать ЭТрН прямо из акта отпуска товара или реализации. Оператор выдаёт руководство по интеграции. Работа: 1-2 дня для IT-специалиста. Стоимость: часто входит в стоимость договора с оператором.

Шаг 5: Тестируйте с реальным перевозчиком.
Не ждите 1 сентября. Свяжитесь с тем перевозчиком, с которым вы работаете постоянно, и договоритесь провести пилот: создайте ЭТрН на реальный груз, пройдите весь процесс от подписания до доставки. Это займёт день-два. Но вы выявите все подводные камни раньше, чем будет уже поздно.

Шаг 6: Обучите сотрудников.
Проведите брифинг для диспетчеров, водителей, бухгалтеров и менеджеров по логистике. Покажите, как выглядит ЭТрН в личном кабинете, как заполняется, как подписывается. Дайте им контакты техподдержки оператора на случай сбоев.

Часто задаваемые вопросы

Что будет, если я оформлю ЭТрН, но отправлю груз бумажной накладной?

ГИС ЭПД зафиксирует, что вы создали ЭТрН, но она не была использована (нет отметок водителя, статус не переходит в «Выгружена»). При налоговой проверке ФНС спросит: почему есть ЭТрН в системе, а груз везли по бумаге? Это может быть расценено как попытка скрыть информацию. Если вы создали ЭТрН, используйте её. Если она была создана ошибочно, отмените её в системе (обычно есть кнопка «Отозвать») и пояснения в ФНС.

Может ли водитель подписать ЭТрН квалифицированной подписью вместо простой?

Да, может, но это не требуется. Законодательство позволяет водителю делать отметки простой подписью через приложение. Если перевозчик хочет усилить защиту и требует КЭП от водителя, он может это сделать, но это дополнительные расходы на получение подписи для каждого водителя. Обычно для отметок достаточно ПЭП.

Кто платит за подписание и отправку ЭТрН в ГИС ЭПД?

Обычно эти услуги входят в стоимость договора с оператором ИС ЭПД. Грузоотправитель, как правило, платит оператору за количество созданных и отправленных ЭТрН (например, по тарифу за документ). Затраты варьируются в зависимости от оператора и объёма. Точные цены уточняйте у провайдера.

Что делать, если грузополучатель не подписал ЭТрН (не получил груз)?

Если груз был доставлен (есть отметка водителя о выгрузке), но грузополучатель отказывается расписаться, ЭТрН остаётся в статусе «На подписание». Перевозчик направляет уведомление грузополучателю. Если отказ обоснованный (груз повреждён, не соответствует описанию), оформляется акт об отклонении груза. Если отказ необоснованный, перевозчик и грузоотправитель могут инициировать спор через систему.

Обязательна ли ЭТрН для индивидуальных предпринимателей и ИП-самозанятых?

Да, ЭТрН обязательна для всех участников грузоперевозок, включая ИП. Если ИП работает физическим лицом (продаёт с рук без оформления ИП), ЭТрН не требуется. Но если ИП оформил перевозку на юридическое лицо, ЭТрН обязательна.

Можно ли ЭТрН отправить после того, как груз уже выгружен?

Технически да, но это неправильно. ЭТрН должна быть подписана ДО погрузки или одновременно с ней. Если ЭТрН подписана после доставки, она потеряет юридическую значимость (нарушена хронология событий). ГИС ЭПД может отклонить такой документ или пометить его как подозрительный. Процесс должен быть синхронизирован: заявка → ЭТрН → подписание ДО погрузки → отметки при погрузке и выгрузке → закрытие.

Что такое переходный период до 1 марта 2027 года?

До 1 марта 2027 года при дорожной проверке инспектор ограничится только устным замечанием, если вы предъявите бумажную накладную вместо ЭТрН. Но это НЕ означает, что обязанность оформлять ЭТрН отложена. Обязанность действует с 1 сентября 2026 года. Штрафы за неправильный документооборот и ошибки налогового учёта действуют с первого дня. Переходный период — только послабление для дорожного контроля, не более того.

Заключение

Оформление ЭТрН — это не одна операция, а скоординированный процесс между четырьмя-пятью участниками. Грузоотправитель инициирует, перевозчик реализует, водитель отмечает факты, грузополучатель завершает. Ошибка на любом шаге отражается на всех остальных.

Главное: начните готовиться прямо сейчас. Выберите оператора, получите КЭП, тестируйте с реальным перевозчиком. Если вы прошли один полный цикл — от заявки до закрытия ЭТрН — остальное будет рутиной. К 1 сентября 2026 года процесс станет автоматическим, и вы не будете отвлекаться на бумажную волокиту.

Не забудьте про переходный период до 1 марта 2027 года: это только послабление для дорожного контроля, а не отсрочка обязанности. Обязанность оформлять ЭТрН действует уже с 1 сентября 2026 года, и налоговые риски возникают со дня первого. Если у вас остались вопросы о процессе или конфигурации для вашего бизнеса, обратитесь к внедренцам ЭПД или в техподдержку оператора — это быстрее, чем искать ответы самостоятельно.

Дополнительная информация и пошаговые инструкции для перехода на ЭТрН в вашей компании помогут вам спланировать работу. А если у вас есть специальные условия (самовывоз, международные перевозки, работа с экспедитором) — прочитайте, кто подписывает ЭТрН в разных ситуациях.