Кого и когда проверять: правила для отдела закупок и продаж

Каждый новый контрагент — это риск. Не проверишь перед оплатой — можешь попасть на налоговые претензии, а то и вовсе лишиться денег. Разбираем, кого и когда проверять по закону, чтобы обезопасить бизнес от недобросовестных поставщиков и клиентов.

Коротко о главном

Проверка контрагента — это не просто «хорошая практика», а прямая обязанность налогоплательщика в рамках проявления должной осмотрительности (Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53). Если вы не проверили контрагента и попали на мошенника, налоговая может снять вычеты по НДС и не признать расходы. Проверять нужно не только новых поставщиков, но и покупателей, особенно при крупных сделках или предоплате.

Минимальный чек-лист: свежая выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков (РНП) по 44-ФЗ и 223-ФЗ, проверка руководителя и учредителей по базе ФНС. Делать это нужно перед заключением каждого договора, а не раз в год.

Проверка по ИНН — это только первый шаг. Нужно смотреть на реальные признаки деятельности: сайт, отзывы, офис, наличие товара на складе. Бумажная волокита с выписками и справками — это именно то, что отсекает 90% фирм-однодневок.

В этой статье

Что такое должная осмотрительность и что будет, если её не проявить
Кого проверять обязательно: поставщиков, покупателей, подрядчиков
Когда запускать проверку: до подписания договора или после
Полный чек-лист проверки контрагента (по ИНН и не только)
Реестр недобросовестных поставщиков (РНП): где искать и как работать с ним
Как проверить директора и учредителей
Что делать с информацией из проверки: хранить и подтверждать
Часто задаваемые вопросы

Должная осмотрительность: что это и зачем она вам

Это ваша обязанность как налогоплательщика — проверять контрагента перед сделкой, чтобы убедиться, что он реально существует и ведёт деятельность. Если вы этого не сделаете и контрагент окажется фирмой-однодневкой, налоговая вправе:

Снять вычеты по НДС по счетам-фактурам от такого поставщика.
Не признать расходы на уплату налога на прибыль или УСН.
Доначислить налоги, пени и штрафы.

Основание — всё то же Постановление Пленума ВАС № 53. Формально там говорится про НДС, но на практике инспекторы применяют этот подход и к расходам. Поэтому проверять нужно всех, с кем планируете работать: и поставщиков, и покупателей (особенно если речь о предоплате).

Налоговая не требует от вас детективной работы. Но если контрагент из другого города, у него нет сайта, а по адресу из ЕГРЮЛ — пустота, это уже красный флаг. Я всегда прошу у новых поставщиков свежую выписку и копию паспорта директора. Кто отказывает — с теми не работаем. Это отсекает 90% проблем.

Кого проверять обязательно

Список тех, кого нужно прогонять по базам перед любой операцией:

Поставщики товаров и услуг. Особенно если работаете с предоплатой или крупной партией. Риск — не получить товар и потерять деньги.
Покупатели (дебиторы). Казалось бы, они вам должны — какая разница? Но если покупатель окажется однодневкой, налоговая может счесть сделку фиктивной и не признать ваш доход. Проверяйте при крупных отгрузках с отсрочкой.
Подрядчики по ГПХ и исполнители. Самозанятые и ИП — тоже контрагенты. Проверяйте их статус на сайте ФНС, действующий патент или регистрацию.
Участники закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Для госзаказчиков проверка через реестр недобросовестных поставщиков (РНП) — обязательный этап. Не проверил — можешь заключить контракт с тем, кого уже внесли в чёрный список.

Проверять нужно каждого нового контрагента. Старых — периодически, раз в год-два, или если вдруг начались задержки оплат/поставок.

Когда запускать проверку

Идеальный момент — перед подписанием договора. Вы получили оферту или проект договора — сразу гоните ИНН по базам. Если нашли проблемы (компания в процессе ликвидации, директор дисквалифицирован), ещё есть время отойти от сделки без потерь.

На практике часто бывает так: договор уже подписан, а первая поставка или оплата — только через месяц. В этом случае проверку всё равно нужно провести до первой транзакции. Обнаружили, что контрагент «плохой»? Расторгайте договор по соглашению сторон или через односторонний отказ, если такая возможность прописана.

Никогда не откладывайте проверку «на потом». После первой оплаты или отгрузки вы уже вступаете в финансовые отношения, и разорвать их сложнее.

Полный чек-лист проверки контрагента

Разберём по пунктам, что именно смотреть и где это делать.

1. Базовая проверка по ИНН (бесплатно)

Сайт ФНС (egrul.nalog.ru). Берёте выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Смотрите на дату выдачи: свежая (не старше 30 дней) — хорошо. В самой выписке проверяете:
- Статус (действующее/в процессе ликвидации/ликвидировано).
- Основной вид деятельности (ОКВЭД).
- Размер уставного капитала (символический УК в 10 тыс. рублей — не всегда, но часто признак ненадёжности).
- Адрес места нахождения (массовый адрес — тревожный звоночек).
Сайт Федресурса (fedresurs.ru). Проверяете, не находится ли контрагент в процессе банкротства, не введена ли в отношении него процедура наблюдения или конкурсного производства.
Реестр недобросовестных поставщиков (РНП). Об этом ниже отдельно.

2. Проверка руководителя и учредителей

Директор — ключевое лицо. Если он дисквалифицирован или фигурирует в десятках ликвидированных компаний, это плохой знак.

Реестр дисквалифицированных лиц ФНС. Проверить можно на сайте службы.
База исполнительных производств (ФССП). Смотрим, не числится ли директор или учредитель в долгах.
«Массовость». Через сервисы вроде «Контур.Фокус» или аналогичные можно посмотреть, сколько ещё компаний возглавляет этот человек. Если больше 5–10 — стоит задуматься.

При подключении контрагента к ЭДО мы всегда смотрим на его «цифровой след». Если у компании нет нормального сайта, электронной почты на домене, она не зарегистрирована ни в одном операторе — это косвенный признак, что с ней могут быть проблемы. Настоящий бизнес сегодня хотя бы в Диадоке или Контуре есть.

3. Дополнительные признаки (неформальные, но важные)

Наличие рабочего сайта и контактов. У реальной компании должен быть сайт, телефон, почта на домене.
Отзывы в сети. Гуглите название компании и директора. Часто жалобы на мошенничество или непоставки всплывают на форумах.
Физическое присутствие. Для особо крупных сделок можно запросить фото склада или офиса, либо съездить самим.
Запрос документов. Попросите у контрагента свежую выписку из ЕГРЮЛ, копии паспортов директора и учредителей, свидетельство о регистрации. Законопослушная компания без проблем предоставит эти документы.

Реестр недобросовестных поставщиков (РНП): где искать и как работать

РНП — это чёрный список для госзаказчиков. В него попадают поставщики, которые нарушили условия контракта по 44-ФЗ или 223-ФЗ (не исполнили обязательства, предоставили недостоверную информацию и т.д.).

Где искать: Единый реестр размещён на официальном сайте ЕИС (zakupki.gov.ru) в разделе «Реестры» → «Реестр недобросовестных поставщиков». Проверить можно по ИНН, названию или ОГРН.

Кому важно: В первую очередь — всем, кто участвует в госзакупках. Если ваш потенциальный контрагент есть в РНП, заключать с ним контракт по 44-ФЗ нельзя. Для коммерческих компаний наличие в РНП — серьёзный красный флаг, говорящий о ненадёжности контрагента.

Что смотреть: Кроме самого факта наличия в реестре, изучите причину включения и срок. Иногда компании попадают туда по техническим нарушениям, но часто — за срыв поставок или неисполнение обязательств.

Что делать с информацией из проверки: хранить и подтверждать

Саму проверку вы провели, но как доказать налоговой, что проявили должную осмотрительность?

Сохраняйте все документы. Выписка из ЕГРЮЛ, скриншоты с сайтов проверки, переписка с контрагентом (где вы запрашивали документы, а он их предоставлял).
Подшивайте к договору. Сформируйте папку по каждому контрагенту. В ней: договор, допы, выписка из ЕГРЮЛ на момент заключения, копии паспортов руководителей, все акты и счета.
Фиксируйте в регламенте. Если у вас есть отдел закупок или продаж, внесите проверку контрагента в обязательный регламент перед заключением договора. Это будет вашим внутренним документом, который тоже можно предъявить налоговикам.

Доказательная база — ваша страховка на случай претензий ФНС. Без неё все ваши проверки «в уме» налоговая сочтёт несуществующими.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли проверять контрагента, если мы работаем с ним много лет и проблем не было?

Да, периодически стоит обновлять информацию. Компания может сменить директора, начать процесс ликвидации или попасть в РНП. Рекомендуется делать ежегодную сверку и запрашивать свежие выписки.

Достаточно ли проверить контрагента только по ИНН на сайте ФНС?

Нет, этого мало для полноценной проверки. Выписка из ЕГРЮЛ — лишь первый шаг. Нужно также проверить руководителя, наличие в РНП и по возможности запросить дополнительные документы (копии паспортов, свидетельства).

Кто должен проводить проверку: бухгалтерия или отдел закупок/продаж?

Чаще всего этим занимается отдел, который инициирует сделку (закупки или продажи). Но финальный контроль и архивирование документов обычно ложится на бухгалтерию, потому что именно она будет общаться с налоговой.

Что делать, если контрагент отказывается предоставлять выписку из ЕГРЮЛ или копии документов?

Это серьёзный красный флаг. Отказ — основание для прекращения переговоров. Законопослушный бизнес не скрывает свою регистрационную информацию.

Нужно ли проверять самозанятых и ИП так же тщательно, как ООО?

Да, принцип тот же. Для самозанятого проверяйте статус через приложение «Мой налог» или сайт ФНС (действует ли патент, не потерял ли он статус). Для ИП — выписку из ЕГРИП и паспортные данные.

Если мы проверили контрагента, а он всё равно оказался мошенником, нас оштрафует налоговая?

Если вы сохранили все документы, подтверждающие проверку (запросы, выписки, ответы), и ваши действия были разумными, шансы отстоять вычеты и расходы в суде высоки. Ключевое — вы проявили должную осмотрительность, а не проигнорировали риски.