Переход на Диадок с другого оператора: что переносится

Решили перейти с Контура, СБИС, Такском или Астрал на Диадок? Главный вопрос — что удастся перенести, а что придётся начинать с нуля. Разбираем все сценарии: от переноса базы контрагентов до работы с документами, которые уже лежат у старого оператора. Рассказываем, как не потерять связь с партнёрами и не сорвать документооборот.

Коротко о главном

Полностью перенести архив документов с другого оператора ЭДО на Диадок технически невозможно. Документы остаются у прежнего оператора, и доступ к ним сохраняется по вашему договору с ним, но уже вне Диадока. Это общее правило для всех операторов, связанное с хранением и криптографией.

А вот базу контрагентов и настройки — перенести можно и нужно. Через Диадок вы можете загрузить список организаций и ИП, с которыми работаете. После этого можно будет массово отправить им приглашения к обмену уже через Диадок. Главное — убедиться, что у вас есть действующая КЭП, подходящая для Диадока.

Роуминг — ваш главный инструмент после перехода. Если контрагент остался на старом операторе (например, на Контуре или СБИС), а вы уже в Диадоке, обмен будет идти через роуминг. Его не нужно «переносить» — он работает автоматически между всеми крупными операторами, включая Астрал, Такском и другие. Ваша задача — просто пригласить контрагента в ЭДО через Диадок, система сама построит маршрут.

В этой статье

• Что такое Диадок и кто его делает (Тензор, Калуга-Астрал)
• Что нельзя перенести: архив документов
• Что можно и нужно перенести: контрагенты и настройки
• Как работает роуминг с другими операторами (Контур, СБИС, Астрал, Такском)
• Пошаговая инструкция по переходу
• Часто задаваемые вопросы

Диадок, Тензор, Калуга-Астрал — кто есть кто

Сначала разберёмся с названиями, потому что в запросах сплошная путаница.

• «Тензор» — это компания-разработчик. Штаб-квартира в Сургуте.
• «Диадок» — это бренд и продукт, система электронного документооборота, которую разрабатывает и продвигает «Тензор». Когда вы говорите «перехожу в Диадок», вы имеете в виду именно этот сервис.
• «Калуга-Астрал» — это другой оператор ЭДО, конкурент. Он тоже разрабатывает свой сервис «Астрал.ЭДО». Это НЕ Диадок. Путаница возникает, потому что «Тензор» (разработчик Диадока) и «Калуга-Астрал» — оба являются операторами ФНС, то есть имеют право обмениваться с налоговой формализованными документами (счетами-фактурами, УПД). Но как сервисы для пользователей — это разные системы.

Диадок — это продукт компании «Тензор». «Калуга-Астрал» — это отдельный оператор «Астрал.ЭДО». Они конкуренты, а не одно и то же.

Итог: если вы хотите перейти именно в сервис «Диадок», вы заключаете договор с ООО «Тензор». Ваши контрагенты на «Астрал.ЭДО» будут для вас другими операторами, и обмен с ними пойдёт через роуминг.

Что нельзя перенести при переходе

А теперь главное. При переходе на Диадок не переносится архив документов, который хранится у вашего текущего оператора.

• Входящие и исходящие документы, которые вы уже получили или отправили через Контур, СБИС и т.д., остаются в личном кабинете того оператора. Юридически они там и должны храниться — оператор отвечает за их целостность и неизменность в течение всего срока, прописанного в вашем договоре с ним (обычно 5 лет и более).
• Доступ к архиву сохраняется. Вы по-прежнему сможете зайти в личный кабинет старого оператора и скачать нужный документ, например, для проверки или суда. Но делать это придётся отдельно, вне Диадока.

Мнение эксперта

Артём Соколов

Специалист по внедрению ЭДО

Клиенты часто ждут, что мы «перекачаем» все их старые счета-фактуры из Контура в Диадок. Технически это нереализуемо и незаконно. Каждый оператор хранит свой криптографический контейнер с подписями. Перенос архива означал бы нарушение юридической значимости. Объясняю: архив остаётся там, где создан. А в Диадоке начинается новая жизнь документов.

По факту, это означает, что в период перехода вам придётся некоторое время мониторить два личных кабинета: старый — для поиска исторических документов, и новый (Диадок) — для текущего обмена.

Что можно и нужно перенести

Всё, что касается будущего документооборота, — переносится без проблем.

1. База контрагентов. Это главное. Вы можете выгрузить из старого сервиса список организаций и ИП (обычно в формате CSV или Excel) и загрузить его в Диадок. Система автоматически найдёт их по ИНН и проверит статус.
2. Массовая рассылка приглашений. После загрузки базы Диадок позволяет отправить приглашения к обмену сразу всем или выбранным контрагентам. Это экономит дни ручной работы.
3. Настройки подписантов. Информацию о сотрудниках, которые имеют право подписи (ФИО, должность), тоже можно подготовить к переносу. Но сами права подписи и МЧД (множественная квалифицированная подпись) настраиваются заново уже в Диадоке, привязываясь к конкретным КЭП этих сотрудников.
4. Интеграция с 1С. Если у вас была настройка обмена с 1С через старого оператора, её нужно будет перенастроить на Диадок. Сам Диадок предоставляет удобные инструменты и инструкции для подключения. Документы из 1С будут уходить уже через новый канал.

Диадок: ЭДО для бизнеса — быстрый старт электронного документооборота. Подключить Диадок

Как работает роуминг с Контуром, СБИС, Астрал и другими

Это самый важный практический вопрос. Ваш контрагент остался на СБИС, а вы перешли в Диадок. Сможете ли вы обмениваться? Да, через роуминг.

• Роуминг работает автоматически между всеми операторами, которые являются участниками системы ФНС. Диадок, Контур.ЭДО, СБИС, Астрал.ЭДО, Такском, ЭДО Лайт — все они связаны.
• Вам не нужно заключать отдельный договор с Контуром, чтобы отправить документ контрагенту в Контуре. Вы просто приглашаете его в ЭДО через Диадок. Если он уже работает через другого оператора, Диадок увидит это и построит маршрут через роуминг.
• Документ придёт контрагенту в его привычный личный кабинет (например, в СБИС). Ответный документ (тот же акт) вернётся к вам в Диадок тем же путём.

Мнение эксперта

Наталья Ковалёва

Главный бухгалтер

Когда мы переходили с Контура на Диадок, больше всего боялись, что половина контрагентов «потеряется». Оказалось, зря. Роуминг работает незаметно. Мы отправили приглашения из Диадока, и те, кто в Контуре, получили их прямо в Контур.Обмен идёт без сбоев. Единственное, пришлось объяснить партнёрам, что наше исходящее письмо с приглашением теперь приходит из Диадока, а не из Контура, чтобы они не приняли его за спам.

Честно говоря, роуминг — это главное, что делает переход между операторами безболезненным. Вы не теряете связи ни с кем.

Пошаговая инструкция по переходу на Диадок

Чтобы всё прошло гладко, действуйте по порядку.

Шаг 1. Подготовка до перехода.
Убедитесь, что у вас есть действующая КЭП, выпущенная аккредитованным УЦ (например, того же Тензора или другого). Проверьте, чтобы её срок действия не истекал в ближайший месяц. Выгрузите из текущего сервиса базу контрагентов (справочник организаций).

Шаг 2. Регистрация и настройка в Диадоке.
Заключите договор с ООО «Тензор» на обслуживание в Диадоке. Настройте организацию, добавьте сотрудников-подписантов, назначьте им права подписи на нужные типы документов (УПД, акты, договоры).

Шаг 3. Перенос контрагентов и приглашение.
Загрузите выгруженный ранее файл с контрагентами в Диадок. Система проведёт верификацию. После этого через функционал «Пригласить к обмену» отправьте invitations вашим партнёрам. Можно сделать выборочно или массово.

Шаг 4. Настройка интеграции с 1С (если нужно).
Следуя инструкциям Диадока, настройте в вашей 1С отправку документов через веб-сервисы Диадока. Протестируйте отправку тестового документа.

Шаг 5. Параллельная работа и отключение старого сервиса.
Назначьте переходный период (1-2 месяца). В это время можно получать документы и на старый, и на новый адрес. Предупредите ключевых контрагентов о смене оператора. После того как убедитесь, что все основные потоки идут через Диадок, можно отказаться от продления договора со старым оператором. Но не удаляйте аккаунт — доступ к архиву должен остаться.

Часто задаваемые вопросы

Заключение

Переход на Диадок с другого оператора технически несложен, но требует чёткого плана. Вы не теряете доступ к старому архиву и не рвёте связи с контрагентами благодаря роумингу. Главные работы — это перенос базы контрагентов, массовая рассылка приглашений и перенастройка интеграции с 1С.

Выгода перехода может быть в более удобном интерфейсе, других тарифах или интеграциях, которые предлагает Диадок. Подводный камень один — период параллельной работы с двумя личными кабинетами, пока все контрагенты не переключатся на обмен с вами через Диадок. Но это временные неудобства, которые окупаются выстроенным новым процессом.

Итог: переносится всё, кроме истории. Будущее документооборота начинается с чистого листа в Диадоке, но со старыми и проверенными партнёрами.